Yerel Yönetimlerde Stratejik Planlama
STRATEJİK PLANLAMA VE STRATEJİK YÖNETİM
Strateji Kavramı
Strateji, önceden belirlenen bir amaca ulaşmak için tutulan yol anlamına gelir.Strateji, TDK Sözlüğü’nde “bir ulusun veya uluslar topluluğunun, barış ve savaşta benimsenen politikalara destek vermek amacıyla politik, ekonomik, psikolojik ve askerî güçleri bir arada kullanma bilimi ve sanatı” biçiminde tanımlanmaktadır. Redhouse Sözlüğü’nde ise stratejinin tanımı dar kapsamlı olarak harp idare bilgisi biçiminde yer almaktadır. farklı bakış açılarıyla yapılmış çeşitli strateji tanımlarına yer verilmişti
• Strateji, planlama ufku uzun kararlar dizisidir.
• Strateji, örgütün nereye ve nasıl gitmesinin istendiğine karar vermektir.
• Strateji, gelecekteki planlanan gelişmelerin ışığı altında, bugünkü kararların kalitesini artırmaktır.
• Strateji, örgütün iç kaynakları ve kabiliyetleriyle dış çevrenin fırsat ve tehditleri arasında uyum sağlayacak faaliyetlerdir.
• Strateji, örgütün hangi işi yaptığını veya yapmak istediğini, ne tür bir örgüt olduğunu veya olmak istediğini tanımlayan amaç, hedef ve görevlerin tümü ve bunları gerçekleştirmek için gerekli yöntemlere verilen addır.
Askerî anlamdaki strateji ile yönetim alanındaki strateji arasında fark yoktur. Askerî bir kavram olarak ortaya atılan, daha sonra işletmelerde de kullanılmaya başlanan strateji kavramı 1980’li yıllardan itibaren kamu yönetiminin de gündemine girmiştir Strateji, örgütlerin amaç doğrultusunda çalışmasına vurgu yapan bir kavramdır ve önceden belirlenen bir amaca ulaşmak için tutulan yol olarak tanımlanmaktadır. Bireylerin de amaçları olabileceğine göre bireysel anlamda stratejiden bahsedilebilinir. Bireyler de amaçlarına ulaşmak için çeşitli stratejiler uygulayabilirler
Stratejik Planlama
Stratejik planlama stratejik plan hazırlama sürecidir. Bu sürecin sonunda stratejik planlar ortaya çıkar. Kısaca, stratejik planlama sürecinin çıktısı stratejik plandır. Stratejik plan ise örgütleri bulundukları noktadan daha ileriye taşıyacak uzun
dönemli bir plandır. Stratejik planlama kısaca, sürekli değişen çevre koşullarında örgütün uzun dönemdeki yönünü belirleme süreci olarak tanımlanabilir. Kamu yönetiminde stratejik planlama ise “kamu kurum ve kuruluşlarına misyonlarını yerine getirmede, kendilerinden beklenenleri karşılamada ve kamu yararı yaratmalarında yardımcı olmak” biçiminde tanımlanmaktadır. stratejik planlamanın özellikleri şunlardır. *Sonuçların planlanmasıdır.
*Değişimin planlanmasıdır. *Katılımcı bir yaklaşımdır. *Günü kurtarmaya yönelik değildir
Stratejik Yönetim
Stratejik yönetim, stratejik planların hazırlanması, uygulanması ve kontrol edilmesi faaliyetlerini kapsayan bir süreçtir. Stratejik planların hazırlanması yeterli değildir. Önemli olan planların uygulanması ve plandaki amaçlara ulaşma durumunun izlenmesi ve değerlendirilmesidir. Stratejik planların başarılı biçimde uygulanmasında gerekli kaynakların ve örgütsel faktörlerin bulunması oldukça önemlidir. stratejik planlamanın kamu yönetiminde uygulanmasının amacı Kaynakları etkili ve verimli kullanmaktır.
Stratejik Planlama-Stratejik Yönetim Farkı
Bu iki kavram birbirinden farklıdır. Şöyle ki stratejik planlama, stratejik yönetimin belkemiğini oluşturan temel bir süreçtir. Stratejik planlama, planın hazırlanmasıyla, stratejik yönetim de uygulama ve performans değerlendirmeyle ilişkilidir. Diğer bir ifadeyle stratejik planlama, stratejik yönetim sürecinin ilk aşamasını oluşturmaktadır. Stratejik planların uygulanması ve elde edilen sonuçların değerlendirilmesiyle stratejik yönetim süreci tamamlanmaktadır. Bu bağlamda stratejik planlama en iyi stratejik kararların alınmasına, stratejik yönetim ise planların uygulanması ve hedeflenen sonuçların elde edilmesine odaklanır. Kamu yönetiminde stratejik planlama kavramını tercih eden ülkeler arasında ABD, İngiltere, İrlanda, İsveç, Fransa, Avustralya, Yeni Zelanda bulunmaktadır. Ülkemizde de kamu yönetiminde, stratejik yönetim yerine stratejik planlama kavramı kullanılmaktadır (özeti hazırlayan özlem can)
TÜRKİYE’DE YEREL YÖNETİMLERDE STRATEJİK PLANLAMA
kamu yönetimi üzerine yapılan araştırmalar, reformlar kapsamında en yoğun olarak benimsenen aracın stratejik planlama olduğunu göstermektedir. Ülkemizde kamu yönetiminde yeniden yapılanma çalışmaları süreci 2003 yılından itibaren başlatılmış ve bu kapsamda pek çok yasa çıkarılmıştır. 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (KMYKK) ile stratejik planlama, kamu kurumları için zorunlu hâle getirilmiştir5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu ve 5393 sayılı Belediye Kanunu uyarınca yerel yönetimlerin önemli aktörlerinden biri olan belediyeler de stratejik plan hazırlamak zorundadırlar. Ancak bu zorunluluk nüfusu 50.000’in üzerinde olan belediyeler için geçerlidir.
Yerel Yönetimlerde Stratejik Planlamaya İlişkin Yasal
Düzenlemeler
Bu kapsamda ele alınacak kanunlar ve yönetmelikler şunlardır:
• 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu,
• 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu,
• 5302 sayılı İl Özel İdaresi Kanunu,
• 5393 sayılı Belediye Kanunu,
• Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik,
• Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik,
• Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik.
Yasal düzenlemeler yerel yönetimlere beş yıllık stratejik plan, yıllık performans programı ve yıllık faaliyet raporu
hazırlama zorunluluğu getirmiştir. Vali/belediye başkanının bu dokümanların hazırlanmasını sağlayarak yasada belirtilen tarihlerde meclislerine sunmaları ve idareyi/belediyeyi stratejik plana uygun olarak yönetmeleri gerekmektedir.
YEREL YÖNETİMLER İÇİN ÖNGÖRÜLEN STRATEJİK
PLANLAMA MODELİ
Ülkemizde yerel yönetimler için öngörülen stratejik planlama modeli beş yıllık stratejik planların hazırlanmasını daha sonra planın yıllık uygulamalarını gösteren performans programının oluşturulmasını ve her yıl sonunda ilgili olduğu yıla ait performans programında yer alan amaç ve hedeflere ulaşma derecelerini gösteren faaliyet raporlarının hazırlanmasını zorunlu tutan bir modeldir. Modelin 3 temel ögesi bulunmaktadır. Bunlar: 1. Stratejik plan, 2. Performans programı ve 3. Faaliyet raporudur.
Stratejik plan modelin planlama boyutunu, performans programı uygulama ve bütçeboyutunu, faaliyet raporu ise denetim boyutunu oluşturmaktadır.
Stratejik Plan: Belediyeler ve il özel idareleri yukarıda yasal düzenlemeler başlığında anlatıldığı üzere, katılımcı yöntemlerle beş yıllık stratejik planlarını hazırlamak zorundadırlar.
Performans Programı: Stratejik planlama modelinin ikinci ögesi olan performans programı, beş yıllık olarak hazırlanan stratejik planların yıllık uygulama dilimlerini oluşturmaktadır.
Faaliyet Raporu: Faaliyet raporu, stratejik planlama modelinin üçüncü ögesidir. Üst yöneticiler ve bütçeyle ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri tarafından her yıl performans programlarına dayalı olarak faaliyet raporları düzenlenmesi gerekmektedir.
YEREL YÖNETİMLERDE STRATEJİK PLANLAMA SÜRECİ
Stratejik planlama sürecinin aşamaları şunlardır. a. Stratejik analiz b. Uygulama c. stratejİk plan hazırlama d. Hazırlık e. Denetim Kalkınma Bakanlığının kamu idareleri için hazırladığı Stratejik Planlama Kılavuzu
(2006: 5), incelendiğinde ise sürecin benzer biçimde aşağıdaki dört temel soru kapsamında değerlendirildiği görülmektedir:
1. Neredeyiz? (Durum analizi)
2. Nereye gitmek istiyoruz? (Misyon, vizyon, temel değerler, amaçlar ve hedefler)
3. Gitmek istediğimiz yere nasıl ulaşabiliriz? (Stratejiler, faaliyetler ve projeler)
4. Başarımızı nasıl izler ve değerlendiririz? (İzleme, performans ölçme ve değerlendirme).
Yerel yönetimlerde stratejik planlama süreci “hazırlık”, “stratejik analiz (durum analizi)”, “stratejik plan hazırlama”, “uygulama” ve “denetim” olmak üzere beş aşamadan oluşmaktadır.
Hazırlık aşamasında önce stratejik planlama ekibi kurulur. Ekip bir hazırlık programı oluşturur. İkinci alfama olan durum analizinde idare/belediyenin içinde bulunduğu dış ve iç çevre ile paydaş analizi yapılır. Bu analizlere dayanarak idare/belediyenin misyonu, vizyonu, temel değerleri, amaç, hedef ve stratejileri belirlenir. Plan hazırlandıktan sonra planı uygulamak için gerekli olan kaynak ihtiyacı ile bütçe belirlenir. Stratejik planın uygulanması aşamasında; örgüt yapısı, sistemler, yönetim biçimi, personel, yetenekler ve kültür gibi örgütsel faktörlerin etkisi dikkate alınmalıdır. Plan uygulamaya
konduktan sonra izlenmeli ve elde edilen sonuçlar hedeflerle karşılaştırılarak değerlendirilmelidir
Hazırlık Aşaması
Stratejik planlama süreci hazırlık dönemi ile başlar. Plan yapmak ve kuruluşu bu plan doğrultusunda yönetmek kuruluş yönetiminin ana işlevleri arasında olduğu için, üst yönetimin desteği ve yönlendirmesi, stratejik planlamanın vazgeçilmez koşuludur. Bu nedenle önce, il özel idaresinde vali ve belediyede belediye başkanı
tarafından bir iç genelge ile çalışmaların başlatıldığı duyurulmalıdır. Ancak bu yeterli değildir, üst yönetim (vali veya belediye başkanı) stratejik plan yaklaşımını benimsediğini kurum çalışanları ile her fırsatta paylaşmalı, bunun için stratejik planlama çalışmalarının bazı aşamalarına katılmalıdır. Planlama sürecine kendisi başkanlık yapmalı veya üst düzey yöneticiler arasından bir görevlendirme yapmalıdır. Stratejik planlamanın başarısı il özel idaresinin/belediyenin tüm çalışanlarının planı sahiplenmesi ile mümkündür
Stratejik Analiz Aşaması
Durum analizi olarak da adlandırılan stratejik analiz aşaması, il özel idaresi ve belediyenin içinde bulunduğu durumun iç ve dış çevre açısından değerlendirilmesini gerektirir. “Neredeyiz?” sorusuna cevap arama süreci olarak da kabul edilebilir. Dış ve iç çevre koşullarının analizini gerektiren bu süreçte kolaylığı nedeniyle en sık kullanılan yöntemSWOT analizidir. SWOT analizi İngilizce güçlü (streength), zayıf (weakness), fırsat (opportunity) ve tehdit (threat) kelimelerinin baş harflerinden oluşmuştur. Türkçede ZÜFT(zayıf, üstünlük, fırsat, tehdit) veya GZFT(güçlü, zayıf, fırsat, tehdit) analizi olarak da adlandırılmaktadır. Güçlü ve zayıf yanların belirlenmesi iç analiz, fırsat ve tehditlerin belirlenmesi ise dış analiz olarak adlandırılır. Stratejik analiz kapsamında yapılması gereken en önemli değerlendirmelerden bir diğeri de paydaşların belirlenmesi ve görüşlerinin alınmasıdır.İl özel idareleri ile belediyelerin iç ve dış analiz ile paydaş analizinde sağlıklı verilere ulaşarak objektif değerlendirmeler yapabilmeleri oldukça önemlidir. Çünkü durum analizi ya da stratejik analiz, plan hazırlama aşamasının temelini oluşturmaktadır.
Stratejik Plan Hazırlama Aşaması
Stratejik plan hazırlama aşaması; paydaş analizi, SWOT analizi ve yapılan diğer değerlendirmeler sonucunda ortaya konan durum analizi sonuçlarına dayanarak, misyon ve vizyon geliştirme, temel değerleri ortaya koyma, uzun dönemli amaçlar ile daha kısa dönemli hedefleri belirleme, bu amaçlar ve hedeflere ulaştıracak alternatif
stratejiler geliştirme ve izlenecek stratejileri seçme faaliyetlerini kapsar.
Misyon: Stratejik plan hazırlama aşamasında ilk önce il özel idaresi/belediyenin misyonunun belirlenmesi gerekmektedir. Misyon örgütün varoluş nedenidir İl özel idaresinin/belediyenin amaç ve hedeflerinin özlü ve açık biçimde ifadesidir Misyon “varoluş nedenimiz nedir?” sorusuna cevap verir.
Vizyon: Vizyon misyon ile birlikte il özel idaresinin/belediyenin stratejik planının çatısını oluşturur. Örgütün gelecekte nerede olmak istediğini gösteren yol haritasıdır. Örgütün geniş kapsamlı amaçlarını içerir. Kısaca tanımlamak gerekirse vizyon geleceğin fotoğrafıdır denilebilir. Vizyon “nereye gitmek ya da nerede olmak istiyoruz?”sorusuna cevap verir.
Temel değerler: Örgüt kültürünün parçaları olarak tanımlanabilecek değerler örgütün tüm çalışanlarına nüfus eden inançlar ve davranışlardır. Temel değerler; örgütün kimliğini, iş yapma biçimini, çalışma felsefesini ve personel arasındaki davranış biçimini gösterir. (özeti hazırlayan özlem can)
Temel değerler, örgütün vizyonuna ulaşmak için misyonu
doğrultusunda faaliyetlerini sürdürürken, ödün vermeyeceklerini ifade ettikleri kısaca örgüt çalışmalarına temel oluşturan ilkelerdir. Temel değerler, “çalışmalarımıza temel oluşturan ilkeler nelerdir?” sorusuna cevap verir.
Amaçlar: Stratejik plan hazırlama aşamasında misyon, vizyon ve temel değerler belirlendikten sonra sıra amaç ve hedeflerin belirlenmesine gelir. Amaç ve hedef uygulamada anlamları sıkça karıştırılan iki kavramdır. Amaçlar örgütün ulaşmak istediği uzun dönemli genel sonuçlardır. Amaçlar ölçmeye dayalı olmayan, zaman sınırı belirtilmeyen genel ifadelerdir. Amaçlar “vizyonumuza ulaşmak için neler yapmalıyız?” sorusuna cevap verir.
Hedefler: Hedefler amaçlara ulaşmak için belirlenen ölçülebilir, kısa süreli ve zaman sınırı belli, ulaşılabilir,
tam alt amaçlardır. Hedefler, genel kapsamlı olarak belirlenmiş amaçların uygulanabilmesini sağlar. İyi bir hedef cümlesinin zaman sınırı belli olmalıdır. Ayrıca; tam, anlaşılabilir, ölçülebilir, kabul edilebilir ve ulaşılabilir olma özelliklerini de taşımalıdır. Amaçlar ve hedefler arasında bulunan hiyerarşiye göre, alt düzeydeki hedefler, üst düzeydeki amaca ulaşmak için belirlenmektedir. Bir amacı gerçekleştirmeye
yönelik olarak birden fazla hedef belirlenebilir. Önemli olan, amaçların altında belirlenen hedeflere ulaşıldığında ilgili olduğu amaca da ulaşılmasıdır. Hedefler “amaçlarımıza ulaşmak için somut ve ölçülebilir olarak neleri yapmalıyız? ve ne zaman yapmalıyız?” sorularına cevap verir.
Stratejiler: Strateji, idarelerin/belediyelerin belirlediği amaç ve hedeflere nasıl ulaşılacağını gösteren uygulamaya dönük hareket tarzıdır. Bir başka ifadeyle “nasıl?” sorusuna cevap arama sürecidir. Hedefler ulaşılmak istenen sonuçtur, strateji ise hedeflere ulaşmada araçtırStratejiler “amaç ve hedeflerimize nasıl ulaşacağız?” sorusuna cevap verir
Stratejik Planı Uygulama Aşaması
Stratejik plan uygulama aşamasında iki farklı boyut dikkate alınmalıdır:
1. Kaynak dağılımı ve bütçe boyutu
2. Örgütsel faktörlere ilişkin boyut
Kaynak Dağılımı ve Bütçe Boyutu
Stratejik planda yer alan amaç ve hedefler doğrultusunda hazırlanan eylem planları ve programlara kaynakların etkili ve verimli biçimde dağılımı stratejik planlama sürecinin önemli aşamalarından biridir. Kaynak dağılımı; hazırlanan eylem planları ve programları doğrultusunda örgütün elindeki maddi, fiziksel, beşerî, finansal
ve teknolojik kaynakların nerelere, nasıl, ne miktarda ve ne zaman ayrılacağına ilişkin kararların alınmasıdır Bütçeler, kaynak dağılımında kullanılan araçlardandır ve stratejik planların tamamlayıcı parçasıdırlar Bütçeler hazırlanırken önce hedeflere ait faaliyet ve projelerin maliyet tahminleri yapılarak her hedefin yaklaşık maliyetine ulaşılır. Hedeflerin maliyet tahmini toplamından her bir amacın tahmini maliyetine, amaçların maliyetlerinin toplamından ise planın tahmini maliyetine ulaşılacaktır. Stratejik planların yıllık uygulama dilimlerine performans programı denilmektedir.Performans programlarının en önemli işlevi stratejik planlarla bütçeler carasındaki ilişkiyi kurmaktır. (özeti hazırlayan özlem can)Performans programı, beş yıllık olarak hazırlanan stratejik planların yıllık uygulama dilimlerini oluşturmaktadır. Kısaca, performans programları stratejik planların uygulamaya konulmasının en önemli aracıdırlar
Örgütsel Faktörlere İlişkin Boyut
Bütçe dâhil kaynak dağılımı programının gerçek değeri, il özel idaresi ve belediyenin amaç ve hedeflerine ulaşılmasıyla ortaya çıkar. Ancak etkili bir kaynak dağılımı ve bütçe stratejik planın başarıyla uygulanmasını garanti etmez. Çünkü stratejik planların uygulanması; örgüt yapısı, sistemler, yönetim biçimi, personel, yetenekler ve kültür olmak üzere pek çok örgütsel faktörün etkisindedir. Bu faktörler
aşağıda kısaca açıklanmıştır.
Örgüt yapısı: Örgüt yapısı idarenin/belediyenin “fiziki yapısı” ve “sosyal yapı- sı” olmak üzere iki yapıdan oluşmaktadır. fiziki yapı; örgütün bulunduğu yeri, yerleşim düzenini, dekorasyonunu sosyal yapı ise örgütün büyüklüğünü, iş bölümü ve uzmanlık derecesini, bölümlere ayırmayı, emir-komuta ilişkilerini, merkezîleşme
derecesini kapsamaktadır
Sistemler: Tüm sistemler gibi örgütler de çeşitli alt sistemlerden oluşur ve kendinden büyük bir üst sistemin de alt sistemi konumundadır.
Yönetim biçimi: Valinin veya başkanın yönetim biçimi, hazırlanan stratejik planın idare/belediye çalışanları tarafından uygulanmasını etkileyen önemli bir faktördür. Yöneticilerstratejik liderlik yapmalıdırlar. Stratejik lider; geleceği görebilme, vizyon yaratabilme, esnek olabilme ve diğer kişileri güçlendirebilme yetenekleri aracılığıyla gerektiği zamanlarda stratejik değişimleri yapabilen kişidir.
Personel: Bir örgütün sosyal ve entelektüel sermayesi olarak nitelendirilen personelin; stratejik planların gerek hazırlanması gerekse uygulanmasındaki etkisi ve önemi tartışılmaz bir gerçektir
Yetenekler: Yetenek, örgütlerin sahip oldukları kaynakları etkili biçimde koordine ederek amaçlarına ulaşmalarını sağlayacak beceri ve bilgi demeti olarak tanımlanabilir
Örgüt kültürü: Stratejik planların uygulanmasında önemli etkiye sahip faktörlerden biri deörgüt kültürüdür. Kültür, örgütü bir arada tutan, birleştirip bütünleştiren ve diğerlerinden ayırt eden özellikler dizisidir. Örgüt kültürü, tüm çalışanlar tarafından kabul edilen inançlar, değerler ve düşünceler sistemidir. Örgüt faaliyetlerini biçimlendiren temel felsefe olarak da kabul edilebilir.
Stratejik Planın Denetim Aşaması
Bu süreç aşağıda izleme ve değerlendirme ile raporlama başlıkları altında incelenecektir.
İzleme ve değerlendirme: Stratejik plan hazırlandıktan sonra uygulamaya geçer geçmez sürekli olarak izlenmesi ve değerlendirilmesi gerekmektedir.
Raporlama: İzleme ve değerlendirme sonunda rapor hazırlanması gelinen noktayı ortaya koymak açısından önemlidir. Amaç ve faaliyetlerin gerçekleştirilmesine ilişkin gelişmelerin belirli bir sıklıkla izlenerek sonuçların raporlanması, kurum içi ve kurum dışı ilgili taraflara sunulması sürecin önemli bir aşamasını oluşturmaktadır