DÖNEN VARLIKLARIN ENVANTER İŞLEMLERİ
100 KASA HESABI
Kasa Hesabı bir dönen varlık (aktif) hesabı olup, borç kalanı verir. Bu kalan kasadaki mevcut parayı gösterir. Kasa hesabı kalanı ile kasa mevcudu kalanı arasında fark varsa, bu fark kasa fazlası veya kasa noksanı şeklinde ortaya çıkar.
Kasa Denkliği:
Kasa mevcudu ile kasa hesabı kalanının eşit olması; kayıt işlemlerinin, tahsilatlarının ve ödemelerin tam ve doğru yapıldığını gösterir. Böyle bir durumda kasa hesabı ile ilgili bir kayıt yapılmaz.
Kasa Noksanı:
Ödenmesi gereken tutardan yanlışlıkla fazla ödeme veya eksik tahsilat ya da bir miktar paranın çalınması gibi nedenlerle kasa mevcudu, kasa hesabının borç kalanından noksan olabilir.
Böyle bir durumda kasa hesabında düzeltme yapılır. Çünkü esas olan, sayımda bulunan kasa mevcududur. Bu balamdan noksanlığın nedeninin bulunması ve ortaya çıkan duruma göre kayıt yapılması gerekir.
Kasa noksanının nedeni daha başlangıçta belirlenirse (o gün içinde ), bu durumda; Kasa Hesabı alacaklandınlırken. noksanlığın kaynağı île ilgili hesap borçlandırılır.
Kasadaki noksanlık, noksanlığın nedeninin bilinip bilinmemesine göre kayda alınır. Noksanlığın nedeni bilinmiyorsa, önce 100 Kasa Hesabına alacak, 197 Sayım ve Tesellüm Noksanları ana hesabı ve Kasa Noksanı yardımcı hesabına borç kaydedilir.
Bu kayıttan sonra noksanlığın nedeni araştırılır, nedeni bulunursa bağlı olarak uygun kayıtlar yapılır. Donemsonunda envanter işlemleri sırasında nedeni saptanamayan kasa noksanları, duruma göre ya sorumlu personelden tahsil edilir yada 689 Olağandışı Gider ve Zararlar Hesabının borcuna devredilerek dönemin karından düşülür.
Kasa Fazlası:
Sayım sonucu bulunan fiili kasa mevcudu, kasa hesabının borç kalanından büyük olduğunda kasa fazlasından söz edilir. Kasa fazlası eksik ödeme veya fazla tahsilat nedeniyle oluşur. Kasa mevcudu ile kasa hesabı kalanı arasında bir fark ortaya çıktığında, kasa hesabı fiili duruma göre düzeltilir.
Çünkü esas olan sayım sonucu bulunan kasa mevcududur. Kasa fazlasının nedeni aynı gün içinde belirlenirse, kasa hesabı borçlandırılır, buna karşılık fazlalığın kaynağı ile ilgili hesap alacaklandınlır.
Kasadaki fazlalık, fazlalığın nedeninin bilinip bilinmemesine göre muhasebeleştirilir. Kasa fazlasının nedeni bilinmiyorsa 100 Kasa Hesabına borç, 397 Sayım ve Tesellüm Fazlaları ana hesabı ve kasa fazlası yardımcı hesabına alacak kaydedilir.
Bu kayıttan sonra kasa fazlasının nedeni araştırılarak bulunduğunda nedene bağlı olarak uygun kayıtlar yapılır.
Donemsonunda envanter işlemleri sırasında nedeni saptanamayan kasa fazlası, 697 Olağandışı Gelir ve Karlar Hesabının alacağına devredilerek dönemin karına eklenir.
101 ALINAN ÇEKLER HESABI
İşletmenin emrine düzenlenmiş veya ciro edilmiş, ancak henüz karşılığı tahsil edilmemiş olan çeklerin kaydedilmesi ve izlenmesi için kullanılan bir hesaptır.
Alınan çekler hesabın borcuna, tahsil edilen veya başkasına ciro edilen çekler hesabın alacağına kaydedildiği için eğer henüz tahsil edilmeyen çekler varsa, hesap borç kalanı verir. Dönemsonu envanterinde eldeki çek mevcudu ile hesap kalanının eşitliği aranır.
Hesap kalanı ile çek mevcudu arasında fark olursa, farkın nedeni araştırılır ve bulunan nedene göre muhasebe kaydı yapılır.
102 BANKALAR HESABI
İşletmelerin bankaya yatırdıkları ve çektikleri ticari mevduatlarının kaydedildiği ve izlendiği hesaptır. Yatırılan paralar bu hesabın borcuna, çekilen paralar ise alacağına kaydedilir. Buna göre hesabın borç kalanı işletmenin bankalardaki ticari mevduatını, yani parasını gösterir.
Belirli dönemlerde ve özellikle dönemsonu envanteri nedeniyle yıl sonunda bankalar hesabı ile yardımcı hesaplan ile bankalarda tutulan işletmeye ait hesapların karşılıklı tutarlılığı araştırılır. Bankalardaki mevduatın muhasebe dışı envanteri, bankalardan gelen hesap özetleri (ekstre) ile, işletmedeki bankalar hesabının ve yardımcı hesapların karşılaştırılması şeklinde yapılır.
Bu karşılaştırmada fark saptanırsa, farkın giderilmesi için gerekli kayıtlar yapılır. Karşılaştırmada fark çıkmazsa, yani tüm işlemler doğru kaydedilmiş olsa bile, eğer ticari mevduata faz veriliyorsa, tahakkuk eden faiz kadar fark bulunacaktır.
Bankaların hesap özetleri ile işletmenin her bir banka nezdindeki hesabını karşılaştırmadan önce. bihük defter hesabı olan Bankalar Hesabı ile bu hesabın her bir banka için açılan yardımcı hesaplarının karşılıklı kontrolünün yapılarak varsa, unutulan ve yapılan hataların giderilmesi gerekir. Bu işlemlerden sonra; Hesap özetlerine göre saptanan hatalı ve eksik kayıtların düzeltilmesi ve Faizlerin kayda alınması gerekir.
Banka hesap özetleri ile işletmedeki bankalar hesabının karşılaştırılması sonucu şu üç durum ortaya çıkabilir:
- Hesap özetlerindeki tutarlar, bankalar hesabındaki tutarlarla uygun olabilir.
- Yatınlan veya çekilen paralardan bir kısmı işletmenin yada bankaların hesabına kaydedilmemiş olabilir.
- Yatınlan veya çekilen paralardan bir kısmı işletmenin yada bankaların hesaplarına tutar olarak yanlış kaydedilmiş olabilir.
Birinci durumda düzeltilecek bir durum yok demektir. Dolayısıyla hesaplan düzeltici nitelikte herhangi bir kayda gerek olmayacaktır. ikinci ve üçüncü durumlarda ise, hatayı yapan taraf düzeltir.
110 HİSSE SENETLERİ HESABI
İşletmenin geçici yatırım nmncıyh nldığ: ve;, c. saltığı hisse senetlerinin kaydedildiği ve izlendiği hesaptır. Satın alınan hisse senetleri.alış bedeli üzerinden hesabın borcuna, satılan hisse senetleri yine alış bedeli üzerinden hesabın alacağına kaydedildiğinden herhangi bir tarihte bu hesabın borç kalanı, eldeki mevcut hisse senetlerinin alış değerini gösterir.
Dönem içinde hisse senetlerinin satışından elde edilen kar 645 Menkul Kıymet Satış Karları Hesabının alacağına, meydana gelen zarar da 655 Menkul Kıymet Satış Zararları Hesabının borcuna kaydedilir.
Hisse senetlerinin de kasa ve diğer iktisadi varlıklarda olduğu gibi bilanço gününde mevcutlarının saptanması gerekir, işletmenin kasasında bulunan veya kiralanan banka kasasında Korunan hisse seneden tek tek sayılarak ö/elliklerini belirten bir şekilde envanter defterine veya listelerine kaydolunur.
Hisse senetleri ana hesabı ile yardımcı hesaplar arasında mizan yapıldıktan sonra sayım sonucu bulunan hisse senetleri tican defterde kayıtlı olandan miktar olarak eksik veya fazla olursa aynen kasa noksanı veya kasa fazlasında olduğu gibi ayarlama kayıtları yapılır.
Muhasebenin ihtiyattık kavramının bir sonucu olarak, piyasa alış değerinin altına inen hisse senetleri, piyasa değeriyle değerlenir ve değer azalışı için karşılık ayrılır. Bu amaçla hisse senetlerindeki değer azalışları 654 Karşılık Giderleri Hesabına borç, aktif düzenleyici pasif karakterli bir hesap olan 119 Menkul Kıjmetler Değer Düşüklüğü Karşılığı Hesabına alacak kaydedilir
111 ÖZEL KESİM TAHVİL, SENET VE BONOLARI HS
Bilindiği gibi cüzdandaki tahvil, senet ve bonolar, onları çıkaran kesime göre 111 Özel Kesim Tahvil, Senet ve Bonoları Hesabında izlenir. Hisse senetlerinde olduğu gibi tahvil vb.leri dönemsonunda sayılır ve kayıtlarla doğruluğu kontrol edilir.
Fark olması halinde, farkın (noksan veya fazlanın) nedeni araştırılır ve bulunan nedene göre defter kayıtlan ve fiili (gerçek) durum yapılacak ayarlama kaydıyla birbirine denk hale getirilir.Nedeni bulunmayan noksan veya fazlalar 197 Sayım ve Tesellüm Noksanları Hesabına veya 397 Sayım ve Tesellüm Fazlaları Hesabına alınır ve uygun bir süre bekletilir.
Ancak farkların nedeninin bulunamayacağı kanısına varılırsa, bu farklar niteliklerine göre; 689 Diğer Olağandışı Gider ve Zararlar Hesabının borcuna veya 679 Diğer Olağandışı Gelir ve Karlar Hesabının alacağına devredilir. Tahvillerin bilanço gününe kadar, yani 31 Aralık tarihine kadar işlemiş faizleri varsa, bu faizlerin o gün tahsil edilme durumuna bakılmaksızın, tahakkuk yoluyla 642 Faiz Gelirleri Hesabında kayda alınır.
120 ALICILAR HESABI
Dönem sonlarında müşterilerden olan senetsiz alacakların envanter işleminin ilk aşamasında alıcılar yardımcı defterinde her müşteri için açılmış yardımcı hesaplar ile 120 Alıcılar Hesabı arasında bir mizan yapılır.
Yardımcı müşteri hesaplarının borç ve alacak toplamlarının Alıcılar Hesabının borç ve alacak toplamına eşit olması gerekir. Bu eşitlik yoksa, büjıik olasılıkla yardımcı hesaplarda bir unutma veya yanlış kayıt vardır.
Bu durum saptanarak düzeltilir. Bazı işletmeler senetsiz alacaklı oldukları müşterilerine mutabakat sağlamak amacıyla, aynen bankalar gibi hesap özeti gönderirler yada hesap kalanlarını bildirirler.
Her iki tarafın hesaplarını kontrolleri sonucunda bazı farklılıklar ortaya çıkmışsa bunların nedeni araştırılıp bulunduktan sonra gerekli düzeltmeler yapılır.
121 ALACAK SENETLERİ HESABI
îşletmeye giren ve işletmeden çıkan alacak senetlerinin nominal değerleriyle borçlanan ve alacaklanan bir varlık hesabıdır. Bu nedenle dönemsonunda envanter işlemleri sırasında cüzdanda mevcut alacak senetlerinin nominal değerleri toplamı ile hesap borç kalanının birbirine eşitliği aranır.
Tabi ki. tahsile veya teminat verilen senetler varsa, bunlarda dikkate alınır. Envanter çıkarılırken, envanter listesine geçirilen alacak senetleri ya mukayyet (kayıtlı) yada tasarruf değeriyle (peşin değerle) değerlenerek bilançoda gösterilir.
Envanter listesindeki alacaklı senetlerinin değerlemesinin mukayyet (kayıtlı) değerle yapılması tercih edilmişse ve Alacak Senetleri Hesabında herhangi bir hata yapılmamış ise ve unutulan işlem de yoksa, hesabın borç kalanı bilançonun aktifinde aynen görülecektir.
Yani herhangi bir envanter kaydı yapılmayacaktır. Alacak senetleri tasarruf değeri (peşin değer) ile değerlenecek ise, cüzdandaki alacak senetlerinin nominal (itibari) değen ile peşin değeri (tasarruf değeri) arasındaki farkın kayda alınması gerekir.
Bu fark her bir alacak senedinin vadesi ile değerleme günü (bilanço günü) arasındaki sürenin faizleri toplamına eşittir.
128 ŞÜPHELİ ALACAKLAR
Senetli veya senetsiz alacakları tahsil edebilme olasılığı bakımından;
- Normal alacaklar
- Şüpheli alacaklar
- Değersiz alacaklar
şeklinde üç gruba ayırabiliriz.
Normnl alacaklar vndeleri geldiğinde veya istenildiğinde tahsil edileceğinden şüphe duyulma} an alacaklardır.
Şüpheli alacakları genel olarak, ihtilaflı olan ve istenilmesine karşın borçluları tarafından ödenmeyen alacaklar olarak tanımlayabiliriz.
Henüz tahsil edilme olanağı kesin olarak ortadan kalkmamışta olsa, bu tür alacakları normal alacaklardan ayırmak ve şüpheli olduklarını göstermek için ait olduğu 120 Alıcılar. 121 Alacak Senetleri hesaplarından çıkarılarak, 128 Şüpheli Ticari Alacaklar Hesabına aktarılır.
İhtıyatlılık kavramı gereği ayrıca, şüpheli duruma düşen alacağın değeri kadar bir tutar 654 Karşılık Giderleri Hesabına borç kaydedilir. Söz konusu gider hesabının karşılığında alacaklanan hesap Şüpheli Alacaklar Hesabı olmayıp, aktifi düzenleyen pasif karakterli bir bilanço hesabı olan 129 Şüpheli Ticari Alacak Karşılığı Hesabı olacaktır.
121 A.Senetleri (protesto)
121 A.Senetlen (cüzdan)
654 Karşılık giderleri
129 Şüpheli T.A.Karşıhğı
Değersiz alacaklar tahsil olanağı bulunmayan senetli veya senetsiz alacakları ifade eder. Bu alacağın tahsil edilemeyeceği konusunda mahkeme kararının bulunması veya inandırıcı yazılı belgelerle tahsiline olanak kalmadığının saptanması durumunda o alacak değersiz alacak olarak nitelendirilir. Normal alacak bir anda değersiz duruma düşmez. Daha önce şüpheli duruma düşer.
Şüpheli duruma düştüğünde karşılık ayrılarak gider yazıldığından, değersiz duruma düşme aşamasında söz konusu alacak; 129 Şüpheli Ticari Alacaklar Karşılığı Hesabı borçlandırılarak ve 128 Şüpheli Ticari Alacaklar Hesabı alacalandırılarak kayıtlardan çıkarılır.
129 Şüp.Tıc.Alacaklar Karşılığı
128 Şüpheli Ticari Alacaklar
STOKLAR
Dönem sonundaki mal mevcudu dönem kannı veya zararını etkilediğinden malların sayım ve değerlemesi büyük önem taşır. İşletme mal ile ilgili işlemleri hangi yönteme göre yürütürse yürütsün, dönem sonunda sahip olduğu malların değerim hesaplamak için önce fiili sayım yapmak ve sonra mevcut miktarları birim maliyet değerleri ile çarpmak zorundadır.
Ticaret işletmelerinde dönem sonunda mal sayım işlemi, mal türü ve miktarı artıkça oldukça zaman alan önemli bir iş olarak ortaya çıkar. Nitekim bazı işletmelerin fiili sayımının daha sağlıklı yapılabilmesi için dönemsonlannda birkaç gün kapalı tutuldukları da görülür. Böylece mal sayımını etkileyecek alım satım işlemleri önlenmiş olur.
Buna olanak olmadığında, dönem sonuna yakın günlerde genellikle iş saatleri dışında yapılan sayım sonuçlarını gösteren sayım kartları, malların bulunduğu dolap, raf gibi yerlere asılır. Alış ve satışlar oldukça bu kartlar üzerine işlenir.
Dönemsonlannda mevcut ticari malların değerini ve dönem karını veya zararını doğru olarak saptayabilmek için
malların sayımında aşağıdaki hususlarında gözönünde tutulması gerekmektedir.
- İşletmede bulunmasına karşın işletmenin mülkiyetinde olmayan; fatura edilip bedeli hesaplara alınmış, ancak henüz gönderilmemiş olan müşterilere ait mallar; iade faturası düzenlenip bedeli hesaplara alınmış, buna karşılık henüz geri gönderilmemiş olan satıcılara ait mallar ve emanet olarak elde bulundurulan mallar aynca saptanmalı, işletmenin mülkiyetinde olmayan bu mallar envanter listesine alınmamalıdır.
- Sayım sırasında işletmede bulunmamasına karşın, işletmenin mülkiyetinde bulunan komisyonculara satılmak üzere emanet yada rehin bırakılmış olan mallar ve satın alınıp fatura tutan Ticari Mallar Hesabına kaydedilen, buna karşılık henüz teslim alınmamış mallar envanter listesine alınmalıdır.
- Alıcıya daha önce gönderilen malların faturalarının kesilmesi ve satış olarak hesaplara kaydı ihmal edilmemelidir.
Muhasebe dışı envanterde dönemsonu mal mevcuduna ilişkin bilgiler elde edildikten sonra muhasebe içi envanter işlemleri ile nesaplann dönem sonu mal mevcudunun değerini gösterir duruma gelmesi sağlanır.
Mallar (stoklar) ile ilgili envanter kayıtlan, mal hareketlerinin kayda alınmasında uygulanan yönteme göre değişir.
Aralıklı Envanter Yönteminde Envanter Kayıtları:
Aralıklı envanter yönteminin Tekdüzen Hesap Planına uygun olarak uygulanmasında dönembaşı mal mevcudu, dönem içi alışları, alış Iskontoları ic alış iadeleri 153 Ticari Mallar Hesabında izlenir. Yapılan satışlar ise, 600 Satışlar Hesabının alacağına kaydedilir.
Ticari mallar hesabının borç kalanı gerçek mal mevcudunu gösterilmeyeceğinden envanter çıkarılması ve hesabın gerçek mal mevcudunu (maliyet bedelim) gösterir hale getirilmesi gerekir.
Bunun için fiili sayım ve değerleme sonucuna göre bulunan dönemsonu mal mevcudu rakamından yararlanarak, satılan mallann maliyeti hesaplanarak, 153 Ticari Mallar Hesabının alacağına. 621 Satılan Tican Mallar Maliyeti Hesabının borcuna kaydedilir.
Bu işlemden sonra Ticari mallar hesabının borç kalanı, stokta kalan mal mevcudunun değerini; satışlar hesabının alacak kalanı brüt satışlan; Satılan Ticari Mallar Maliyeti Hesabının borç kalanı da dönem içinde satılan mallann maliyetini gösterecektir 600 Satışlar Hesabı. 690 Dönem Karı ve Zararı Hesabının alacağına; 621 Satılan Ticari Mallar MalKcti Hesabıda borcuna devredilerek kapatılır.
Eğer dönem içinde açıldı ise. 610 Satıştan İadeler Hesabı ile 611 Satış İskontolan Hesabıda 690 Dönem Kan veya Zaran Hesabının borcuna devredilir.
Devamlı Envanter Yönteminde Envanter Kayıtları:
Devamlı envanter yönteminin uygulanabilmesi için satılan her malın maliyetinin bilinmesi şarttır, Bu amaçla her bir mal türü için giren-çıkan-kalan-miktar ve maliyet bilgilerini içeren stok kartlarının tutulması gerekir.
Devamlı envanter yönteminin aralıklı envanter yönteminden farkı, 621 Satılan Ticari Mallar Maliyeti Hesabının dönem içinde işlem görmesidir.
Bu yöntemde 153 Ticari Mallar Hesabı, 600 Yurtiçi Satışlar Hesabı ve 621 Satılan Ticari Mallar Maliyeti Hesabına yapılan kayıtlardan her an mal mevcudu ve o ana kadar oluşan brüt satış kan veya zarannı öğrenmek olanağı vardır.
Yıl içinde mal hareketlerine ilişkin kayıtlarda hata yoksa, çalınma, bozulma, fire gibi bir durum söz konusu değilse, sayım ve değerleme sonucu bulunan mal mevcudu ile Ticari Mallar Hesabının borç kalanı birbirine eşit olacaktır.
Hata varsa, düzeltme kaydı yapılır. Fire. bozulma, kaybolma vb. kayıplar söz konusu ise. bunlarda ilgili hesaba aktanlır. Sonuçta, Ticari Mallar Hesabı ile sayım değerleme sonucu saptanan mal mevcudu arasındaki fark ortadan kaldırılarak. Ticari Mallar Hesabının dönem sonu mal mevcudu vermesi sağlanır.