Halkla ilişkiler ders notu

[notcu]

Halkla ilişkiler modellerinden iki yönlü simetrik modeli açıklayınızHalkla ilişkiler tarihi açısından değerlendirildiğinde İki Yönlü Simetrik Model 1970’li Yıllar Sonrasında ortaya çıkmıştır. Modelin temel amacı, kuruluşla onun hedef kitlesi arasındaki karşılıklı anlayışı geliştirmektir. Bu modelde halkla ilişkiler sorumlusu, bir kuruluşla hedef kitlesi arasında arabuluculuk rolünü üstlenmektedir. İki yönlü simetrik modelde de, sosyal bilim teorilerinden yararlanılmaktadır Bu modelde iletişimin yapısı iki yönlüdür. Ancak iki yönlü asimetrik modelden farklı olarak, bu modelde hedef kitleden gelen tepkiler doğrultusunda kuruluşlar karar ve politikalarını değiştirebilmektedir. İki yönlü simetrik modelde araştırmalar temel alınmaktadır. Bu araştırmalarda anlayışın değerlendirilmesi yapılmaktadır. Kurum politikalarının hedef kitle yararına nasıl daha iyi hizmet edebileceği, kurumun hedef kitleyi, hedef kitlenin kurumu nasıl daha iyi anlayabileceğini belirlemede, araştırmalardan yararlanılmaktadır. Bu model günümüzde, sosyal sorumluluk anlayışını benimseyen kuruluşlarca daha çok kullanılmaktadır. İki yönlü simetrik modelin temsilcileri Bernays, profesyonel halkla ilişkiler yöneticileri ve eğitimcileridir. Halkla ilişkilerin iki yönlü simetrik modeli için gerekli koşullar; iletişimin anlaşmaya götürmesi, sistem yaklaşımı, karşılıklı bağımlılık ve anlayış oluşturma, denetim ağırlıklı sistemlerin açık oluşu, akış dengesi, eşitlik, özerklik, yenilenme, yönetimin merkezileşmesi, sorumluluk, çatışma çözümü ve ilgili grupların liberalizmi olarak sıralanmaktadır.


SORU: H alkla ilişkileri tanımlayıp uygulama alanlarını sıralayınız? Halkla ilişkilerin uygulama alanlarından kurumsal sosyal sorumluluğu açıklayınız?
CEVAP:
Halkla ilişkiler, kurumun amaçları üzerine yapılanan, önem sırası –kimi zaman tüketici, kimi zaman dağıtımcı ve çalışanlar gibi kurumun ve kampanyanın hedeflerine göre- değişkenlik gösteren hedef kitlelerle gerçekleştirilen stratejik iletişim yönetimidir.

Halkla ilişkilerin işlevi günümüzde giderek genişlemektedir. Buna bağlı olarak halkla ilişkilerin birçok uygulama alanı ortaya çıkmaktadır. Halkla ilişkilerin araştırma, üst yönetime danışmanlık, erken uyarı, iletişim gibi temel görevleri bulunmaktadır. Bunların yanında bugün profesyonel düzeyde yürütülen önemli uygulama alanları da vardır. Medya ilişkileri, finansal ilişkiler, kamusal işler, konu/sorun yönetimi, lobicilik kriz yönetimi, itibar yönetimi, pazarlama iletişimi, sponsorluk, kurumsal sosyal sorumluluk, etkinlik yönetimi, kurumsal kimlik ve imaj, çalışan/üye ilişkileri ve toplumla ilişkiler de halkla ilişkilerin uygulama alanlarındandır.

Halkla ilişkilerin önemli çalışma alanlarından bir tanesi de, kurumsal sosyal sorumluluk uygulamalarıdır. Kuruluşların yaptığı çalışmalarda, aldıkları kararlarda ilgili hedef kitlesini düşünmesi ve onların zararına olabilecek davranışlardan kaçınması sosyal sorumluluğun özünü teşkil etmektedir. Kuruluşların sadece kâr elde etmeye yönelik çalışmaları artık yeterli görülmemektedir. Bunun yanında toplumun ve ilgili çevresinin yararına da çalışmalar yürütmesi gerekmektedir. Sosyal sorumluluk, bir kuruluşun sadece ekonomik değil; yasal, ahlaki ve hayırseverlikle ilgili sorumluluklarını aynı anda yerine getirmesidir. Yani bir kuruluş çalışmalarını yaparken hem ekonomik, hem yasal, hem ahlaki kurallara uymakla yükümlüdür. Bunun yanında bir de toplumun yararına olabilecek, örneğin okul veya hastane yaptırma, muhtaç öğrencilere burs verme, yaşanabilir bir çevre oluşturma gibi hayırseverlik çalışmalarını da yürütmelidir. Açık bir deyişle, gelir amacı gütmeden hatta kendi kaynaklarından harcayarak toplum yararına da çalışmaları üstlenmelidir. Kuruluşlar günümüzde sosyal sorumluluk çalışmalarına büyük önem vermektedirler. Çünkü bu yolla kendileriyle ilgili iyi bir imaj oluşturma amacı gütmektedirler.

Halkla ilişkiler faaliyetlerindeki iletişim amaçlarını açıklayınız? Difüzyon (Diffusion) Kuramı, Stanford Üniversitesi İletişim Araştırmaları Enstitüsü Profesörlerinden Everett M.Rogers tarafından geliştirilmiştir. Kuruma yeni bir fikrin kabul edilme sürecini açıklar ve 5 adımdan oluşmaktadır.

1.adım: Farkındalık yaratılması, ana fikrin farkına varılması.
2. adım: İlgi Uyandırılması; daha fazla bilgiye gereksinim duyulması,
3. adım: Paylaşma; edinilen bilgilerin diğer insanlarla paylaşılması,
4. adım. Değerlendirme; kişinin, düşüncelerin kendi görüşleri olup olmadığını farkına varması,
5. adım. Uyum; edinilen bilgilerin davranış biçimine dönüştürülmesi süreci.
Difüzyon kuramı, farkındalık yaratılması, dikkat çekilen konunun diğer insanlarla paylaşılması ve davranış biçimine dönüşmesi açısından halkla ilişkiler uygulamaları ile ilgilidir. Kuram, önce dikkatlerin bir konuya çekilmesi ve ilgi duyulmasının sağlanması, sonra paylaşılan bilgilerin fark edilmesi ve edinilen bilgilerin yaşamda yer bulması temeline dayanır. Özellikle duyuru modelinin herhangi bir konunun popüler hale getirilmesi yaklaşımıyla, difüzyon kuramının örtüştüğü söylenebilir.

İletişim araçlarının tarihsel gelişim sürecine paralel, iletişim teknolojilerinde yaşanan değişmeler özellikle sosyal medya halkla ilişkileri uygulamaları nasıl etkilemiştir? Tartışınız. Halkla ilişkiler ortaya çıktığı andan itibaren amaçlarına ulaşabilmek için iletişim araçlarını ve ortamlarını kullanmaktadır. Bu nedenle hedef kitleyi etkileme çabası olan halkla ilişkiler, iletişim ile varlık kazanmak, iletişim araçları ile mesajlarını ulaştırmaktadır. Meydanlardaki söylevlerden, kitle iletişim araçlarına taşınan iletişim, televizyon ekranlarından, bilgisayara ve nihayet sosyal medyaya taşınmıştır. Kuşkusuz iletişim araç ve yöntemlerindeki değişim, halkla ilişkiler uygulamalarına da yansımakta her iletişim araç ve yöntemi en kısa zamanda halkla ilişkiler araç ve yöntemi haline dönüşmektedir. İletişim kuramlarının uygulama sahası olan halkla ilişkiler iletişim ile yaşam kazanmaktadır. Halkla ilişkilerin tarihsel gelişim sürecinde ilk dönemlerde kamuoyunu etkilemek, iktidarlarını hissettirmek ya da kamuoyunun desteğini almak için sözlü iletişim kullanılıyordu, ardından basılı medyanın ortaya çıkması ile broşürler ve mektuplar gibi araçlarla kamuoyu ile iletişim kurulmaya başlandı. Radyonun insanın yaşantısına girmesiyle birlikte radyo geniş kitlelere ulaşabilmek için önemli bir kitle iletişim aracı işlevi gördü. Televizyonun yaşantımıza dahil olmasıyla ise ses, görüntü ve hareketin buluştuğu ekranlar kamuoyu (ve/veya hedef kitle) ile iletişim için en önemli iletişim kanalı oldu. İnternetin sunduğu iletişim olanaklarıyla başlayan yeni dönemde sosyal medya da diğer tüm iletişim araç ve yöntemleri gibi halkla ilişkiler araç ve yöntemi haline gelmiştir. Sosyal medyanın işbirliği ve katılımcılık özellikleri, açık yönetim ve demokratik anlayışı benimseyen kurumların iki yönlü simetrik halkla ilişkiler uygulamaları yapmasına yol açtı. İki yönlülük, etkileşim, katılım, hız gibi kavramların halkla ilişkiler açısından önemi sosyal medya ve halkla ilişkiler arasındaki ilişkiyi belirlemektedir. Sosyal medya kanalıyla, insanlar hiç karşılaşmadıkları kişilerle arkadaşlıklar kurabiliyor, attıkları twitlerle dünyanın her yerinden milyonlarca kişiye aynı anda seslerini duyurabiliyor, üretim sürecine katılan tüketiciler doğuyor, işbirlikleri artıyor, herkes kendi gazetesini yayınlanabiliyor, eşik bekçilerini aşmak, ünlü olmak kolaylaşıyor ve maliyetler düşüyor. İnternetle başlayan, sosyal medya ile hızına bile yetişilemeyen dönüşüm, web 2.0, pazarlama 3.0, online halkla ilişkiler, online itibar yönetimi, sosyal medya pazarlaması, gibi yeni kavramların doğmasına da neden oldu. Bireylerin iletişim,
işbirliği, eğitim ve eğlence olmak üzere dört temel nedenle ilişkide bulunduğu sosyal medya kategorileri; Facebook, mySpace, LinkedIn gibi Sosyal ağ siteleri, içerik Üretme Siteleri (blog, ağ günlükleri ), fotoğraf Paylaşım Siteleri (Flicker), ses Paylaşım Siteleri (Podcast), video Paylaşım Siteleri (You Tube), microbloglama (Twitter) kişisel Yayınlar (Ubroadcast, NowLive), sanal dünyalar (Second life),sanal oyun ortamları, içerik takip etme araçları (feedly, reader gibi özellikle hedef kitlenin görüşlerini anlamak için uygun sitelerdir.) RSS (bilgilerin otomatik olarak ulaştırılması), veri madenciliği, mobil araçlar yoluyla erişilebilen her türlü sosyal medyayı içeren uygulamaları ve Skype, Ichat gibi kişiler arası iletişim için yararlanılan yöntemler olarak sıralanmaktadır.

Halkla ilişkiler iletişim teknolojisindeki her yenilikten yararlanmakta özellikle günümüzde sosyal medyanın sunduğu olanaklardan daha fazla yararlanmaktadır. Bir facebook üyesinin, hobileri, demografik özellikleri ve iletişim bilgileri gibi pek çok bilgiye erişimin kolaylaşması, pazarlama, halkla ilişkiler, reklam gibi disiplinlerin üzerinde etkili olmaktadır. Örneğin, sosyal medya sayfasında yer alan kişisel bilgiler reklam içeriklerini belirlemekte, hedef kitle ile interaktif iletişim mümkün hale gelmekte, ürün ya da markalar için takipçiler yaratmakta, mesajlar üye/arkadaş olanlara ulaştırılmakta, marka farkındalığı ya da marka bağlılığına katkıda bulunmaktadır. Twitter’dan ise yine aynı amaçlar için yararlanılmaktadır. Markayı beğenenler (like edenler) adına kurumlar sosyal sorumluluk projelerine destek vermekte, çalışanların birbirleriyle karşılaştıkları hatta işbirliği yapmaları amacıyla yarattıkları sanal dünyalardan bazen eğitim amacıyla bile yararlanılmaktadır. Mobil ortamların iletişimi günün her anında olanaklı kılması, tüketici, çalışan ya da diğer hedef kitlelerin marka ile etkileşimde olduğu hissini vermesi sosyal medyanın hedef kitlelerle iletişim açısından en önemli avantajlarıdır.

İletişimde yaşanan teknolojik gelişmelerle halkla ilişkiler, hedef kitleleriyle meydanlarda etkilemeye çalışan hatipleri, televizyon ekranlarındaki tartışma programlarına taşımıştır. Günümüzde ise kurumlar web sayfaları, kurumsal bloglar yanında internete yüklenen fotoğraflar, videolar ve filmlerle hatta yaratılan sanal dünyalar ve oyunlarla hedef kitleleriyle iletişim kurabilmektedir. Tabii ki sosyal medyanın sunduğu bu olanaklar, halkla ilişkiler uygulamalarında değişime neden olmaktadır. Halkla ilişkilerin görevleri arasında yer alan kurumun çevreye uyumunu sağlamak, halkla ilişkiler ve iletişim teknolojilerinde yaşanan değişim arasındaki ilişkinin önemini daha da arttırmaktadır. Aynı biçimde yoğun rekabet ve ileti bolluğu, farkındalık yaratmayı güçleştirmiş, geleneksel uygulamalara gerilla halkla ilişkiler anlayışı eklenmiştir.

Bir halkla kampanyasının başarılı olması için sahip olması gereken özellikleri sıralayınız? Planlama yaşantımızın her evresinde hareket şeklimizde önemli bir yere sahiptir. Plansız yapılan işler iyi sonuç vermez. Halkla ilişkilerde stratejik planlamanın amacı ise kısaca, stratejiler oluşturmak, bunları uygulamak ve sonuçlarını denetlemektir. 5 N 1 K kuralı halkla ilişkilerde ne?, neden?, nasıl?, ne zaman?, nerede? Ve kim? Sorularına yanıt veren bir planlama şeklidir. Veriler bu plana göre toplanırsa genellikle eksik bilgi kalmaz. 5 N 1 K pek çok alanda bizleri stratejik kararlar, uygulamalar, haberler vb. oluşturmak için doğru adım atmaya yönlendirir. Hatta 5 N 1 K ile konuları, olayları daha iyi anlamak mümkündür. Stratejik yönetimde 5 N 1K ile aşağıdaki soruların
analiz edilmesi büyük önem taşımaktadır:

1. Strateji NE’dir?
2. Strateji NİÇİN oluşturulmalıdır?
3. Strateji NE ZAMAN oluşturulacaktır?
4. Strateji oluşturularak NEREYE ulaşılması hedeflenmektedir?
5. Stratejiler NASIL oluşturulacaktır?
6. Stratejiler KİM(ler) tarafından oluşturulacaktır?

Stratejiler oluşturulmasında Ne?, Niçin?, Nasıl?, Ne Zaman?, Nereye? ve Kim? sorularına uygun cevaplar bulunması önem taşımaktadır. Bu soruların analizi stratejik yönetimin temellerini oluşturmaktadır. Kuruluşun uzun dönemli stratejik yönetim planıyla ilişkili olacak şekilde stratejik halkla ilişkiler programı geliştirilir. Halkla ilişkiler alanında yapılan tüm çalışmalar kurumun stratejik hedeflerinden kopuk gerçekleştirilemez. Doğru stratejileri belirleyebilmek için de kuşkusuz bazı konulara önem vermek gerekir.

Halkla ilişkilerde stratejik planlamanın amacı nedir? 5 N 1K kuralını açıklayınız? Halkla ilişkilerde stratejik planlama süreci Halkla ilişkiler çeşitli kitlelerle ikna, temsil, eğitim, bilgilendirme, imaj oluşturma ve itibar yapılandırma gibi amaçlarla uzun dönemli sağlıklı ilişkiler kurmaya dayalı bir yönetim fonksiyonudur, stratejik ilişkiler yönetimidir. Halkla ilişkilerin stratejik yönetimi, sorunların belirlenmesinden, çözüm önerilerinin hazırlanmasına, planlama aşamasının değerlendirme aşamasına kadar yönetim sürecinin en önemli unsudur. Halkla ilişkilerde stratejik yönetim amaç odaklı, araştırmaya dayalı, uygulanabilir taklitlerin bulunduğu ölçülebilir bir süreçtir. Kurumun vizyonu ve misyonundan bağımsız düşünülemez, kurumun kısa ve uzun dönemli amaçları, rekabet alanları, güçlü ve zayıf yönleri, taklitleri, fırsatları ile doğrudan ilgilidir. Stratejiler, uzun dönemli bir bakış açısına sahiptir. Belirlenen amaçlara ulaşmak için eldeki güçlerin veya kaynakların dağıtım planları stratejiyi oluşturur. Halkla ilişkilerde stratejik planlamanın asıl amacı, stratejiler oluşturmak, bunları uygulamak ve sonuçlarını denetlemektir. 5 N 1 K kuralı da (ne, neden, nasıl, ne zaman, nerede, kim) halkla ilişkiler stratejisi oluşturmada etkin bir planlama şeklidir. Veriler bu plana göre toplanırsa genellikle eksik bilgi kalmaz. 5 N 1 K pek çok alanda olduğu gibi halkla ilişkilerde de stratejik kararlar, uygulamalar, haberler vb. oluşturmak için doğru adım atmaya yönlendirir. Stratejik halkla ilişkiler yönetiminde 5 N 1K ile aşağıdaki soruların analiz edilmesi büyük önem taşımaktadır:

Strateji NE’dir? Strateji NİÇİN oluşturulmalıdır? Strateji NE ZAMAN oluşturulacaktır? Strateji oluşturularak NEREYE ulaşılması hedeflenmektedir. Stratejiler NASIL oluşturulacaktır? Stratejiler KİM(ler) tarafından oluşturulacaktır? Bu soruların analizi stratejik yönetimin temellerini oluşturmaktadır.


Uzun dönemli bir bakış açısına sahip olan strateji, amaçlara ulaşmak için eldeki güçlerin veya
kaynakların dağıtım planıdır. Bu açıdan doğru stratejiler belirleyebilmek için; kurumun yürüttüğü pazarlama / iletişim faaliyetleri (sponsorluk, sektörle ilgili bir organizasyonda yer almak gibi) gözden geçirilmeli, bütün kampanyayı ana bir tema üzerine oturtulmalı, zaman ve bütçenin iyi planlaması yapılmalı, varılmak istenilen hedef çok net olarak belirlenmeli, hedef kitlenin özelliğine uygun faaliyetler gerçekleştirilmelidir. Halkla ilişkilerin en önemli özelliklerinden birisi de yaratıcı fikirler ile yeni yaratıcı aktiviteler planlamaktır.

Başarılı Kampanyaların Özellikleri

Başarılı kampanyalar, hedef kitlesine kendini hissettirebilen, fark yaratan, gündemi oluşturabilen, hedef kitlesini kampanyanın hedefleri doğrultusunda harekete geçmesini sağlayabilen işler oluşturabilmektir.
Halkla ilişkiler kampanyalarının başarısı kurumu güçlendirir. Kuşkusuz bu başarılar kurumun pek çok alanda başarısını da tetikleyebilen bir durumdur. Unutulmaması gereken bir şey var ki o da; “başarıyı yakalamanın en önemli yolunun, kampanyaya doğru yerden başlamayı bilmektir.” Bir kampanyanın başarılı olabilmesi için yapılması gerekenler listesi uzun olabilir. Ancak Newsom, Turk ve Kruckeberg başarılı kampanyaların beş temel özelliğini şöyle sıralamaktadır (2007: 302):
− Önceliği olan kitlenin ihtiyaçlarının, amaçlarının ve olanaklarının değerlendirilmesi
− Sistematik kampanya planlaması ve uygulaması
−Kampanya planında düzenli yürüyen kısımların ve düzenli yürümeyen kısımlarda ekstra çaba
veya değişikliğin nerede gösterilmesi gerektiği ile ilgili olarak sürekli izleme ve değerlendirme
−Kitle iletişim araçları ve bireylerarası iletişimin tamamlayıcı rollerinin dikkate alınması
− Her öncelikli kitle için uygun medyanın seçimi (mesajı ulaştıracak her aracın yeteneğini dikkate
alarak)
Halkla ilişkiler bir iletişim biçimidir. Bu çerçevede kuruluşun çevresini tanıması ve kendini bu çevreye tanıtabilmesi için de planlı programlı bir şekilde yürütülebilecek iletişim çalışmalarını ifade eder. Kuşkusuz bu süreçte araştırma son derece önemli bir aşamadır. Halkla ilişkiler uzmanı düzenlenecek kampanyada amaçlarını doğru belirlemek ve hedef kitlesini seçebilmek için bulunulan durumu objektif olarak değerlendirmelidir. Böyle araştırma ile oluşturulan halkla ilişkiler kampanyaları çok daha iyi planlanacak ve sonuçları etkili olacaktır. Halkla ilişkiler tanımında da belirtildiği gibi hedef kitlede anlayış ve kabul yaratabilmek (Cutlip, 2000:340) ve bir halkla ilişkiler kampanyasından maksimum verimi alabilmek için öncelikle bu süreç hakkında olabildiğince bilgi sahibi olmak, ikinci olarak da kişisel ilgi ve katkının dozunu doğru ayarlamaktır.

Bir halkla ilişkiler uzmanının kampanyada kullanacağı medya ile ilgili karar verirken nelere dikkat eder? Kurum içi toplantılar farklı amaçlarla ve farklı çalışan gruplarıyla gerçekleştirilebilir. Toplantı, insanların belirli zamanlarda belirlenen yerlerde bir araya gelerek iletişim kurmalarını sağlayan etkin bir iletişim ortamıdır. Yüz yüze ve sözlü bir iletişim ortamı yaratan toplantılar birçok avantaja sahiptir. Yöneticilerle kurulacak aracısız bir iletişim, çalışanlar açısından daha sıcak ve samimi algılanacaktır. Toplantının ne zaman ve nerede olacağı, kimlerin katılacağı, nelerin konuşulacağı kısacası toplantının gündemi önceden belirlenerek katılımcılara bildirilir. Bu tarz toplantılarda çalışanlar sorularını veya sorunlarını yöneticilere doğrudan iletme şansı bulabilmektedir. Yöneticiler ise, çalışanlara yönelik mesajlarını herhangi bir araç kullanmadan, doğrudan ulaştırabilmektedir. Halkla ilişkiler uzmanı kurum içi bir toplantı organize ederken bazı noktalara dikkat etmek zorundadır. Katılımcıların kimlerden oluşacağının önceden belirlenmesi ve davet edilmeleri, toplantı gündeminin farklı beklentilere yol açmayacak şekilde netleştirilerek önceden duyurulması, ikramda bulunulup bulunulmayacağı ve toplantı sonrası bir etkinlik düzenlenip düzenlenmeyeceği gibi konular halkla ilişkiler uzmanının özenle planlaması gereken noktalardır.
Yöneticiler kimi zaman, önceden planlanmamış ortamlar yaratarak da çalışanlarla bir araya gelebilir. Çalışanlara işlerinin başındayken gerçekleştirilen habersiz ziyaretler, öğle yemeği sırasında veya sonrasında çalışanların topluca bulunduğu restoran, kafe gibi ortamlara yöneticilerin gelerek küçük bir toplantı ortamı yaratması buna örnek olarak verilebilir. Kuruluşun o anki gündemine bağlı olarak, resmiyetten uzak bir şekilde gerçekleşen bu tarz iletişim, bazı mesajların ulaştırılmasında ve kurum aidiyeti sağlanmasında önemli bir işlev görecektir. Halkla ilişkiler birimi bu toplantıların düzenlenmesinden verilecek ikrama kadar toplantı ile ilgili tüm konularda sorumluluk almaktadır.

İç halkla ilişkilerde çalışanlarla etkili iletişimi sağlamak için kullanılan toplantıların verimli planlanabilmesi için yapılacak çalışmaları açıklayınız?

1. Toplantı gündemini önceden duyurun – öğrenin Tartışılacak veya konuşulacak konunun belirsiz olması her toplantının başında bir verimsiz bölüm oluşmasına sebep olur, zaman kaybı yaratır. Bu nedenle toplantıda konuşulacak başlıkları içeren bir liste hazırlamak oldukça önemlidir. Bu listenin toplantıya katılacak herkese ulaştığından da emin olmalısınız. Eğer bir toplantıya katılıyorsanız siz de mutlaka toplantı gündemini isteyin.

2. Katılımcı Listesini Gözden Geçirin
Toplantı odasındaki katılımcılar ya verimliliği artırır ya da tamamen yok eder.
Toplantıyı siz organize ediyorsanız katılımcı sayısını sınırlayın. Bir toplantıya katılımcı olarak katılıyorsanız toplantı odasına girmeden önce katılımcı listesini okuyun. Tanıdık olmayan isimleri araştırın. Gerekiyorsa LinkedIn’de aratın.

3. Zaman Yönetimi Yapın
Zaman her zaman verimliliği etkiler. Eğer etkili ve verimli bir toplantı istiyorsanız zamanı iyi kullanmak zorundasınız.
Toplantıyı siz organize ettiyseniz toplantıya zamanında başlayın ve bitirin. Hatta biraz erken bitirmeniz itibarınızı artırabilir. Toplantı katılımcısıysanız olduğunuzda ise toplantı takviminizi erken başlatın. Gün içinde saati birbirine çok yakın olan toplantılardan kaçının.
Toplantı süresini önceden çok uzun olarak belirlememek de önemlidir. Toplantı hakkındaki süre kısıtlamanızı mümkün olduğunca daraltın. Fazladan zaman yerine kısıtlayıcı bir zaman dilimi olması verimi artırabilir.

4. Tartışmalar için “Park Yeri ” kullanın
Park yeri, toplantıları kolaylaştırmak için kullanılan etkileyici bir konsepttir. Buradaki amaç toplantı gündemine dahil olmayan bir konu açıldığında, bu konuyu ‘park edip’ gündemin dağılmamasını sağlamaktır. Ancak park yerinin gerçekten etkili olması için izleme alışkanlığı ile birlikte kullanılması gerekir. Aksi halde toplantınız kötü bir şova dönüşebilir.
Peki, bu kavramı toplantılarınızda nasıl kullanabilirsiniz?
Toplantıyı düzenleyen tarafsanız;
Toplantının başında, herkesin toplantı gündemine odaklamasını beklediğinizi açıklayın. Bu kuralın toplantının verimini artırıp zamanında sonlanmasını sağlayacağını belirtin.
Toplantın gündemini yazılı şekilde önünüzde bulundurun.
Her gündem maddesini gözden geçirin.
Tartışmayı izleyin ve katkıda bulunun.
Birisi gündeme ilişkin olmayan ilginç bir konu ortaya attığında teşekkür edin ve bu konuyu mail olarak gönderirse daha fazla ilgileneceğinizi dile getirin.
Dolayısıyla karşınızdaki kişiyi susturmak yerine onun fikrine değer verdiğinizi gösterirsiniz ve bir yandan da toplantı gündeminin dağılmasını engellersiniz.

5. Önemli Nokta ve Kararları Önceden Paylaşın
Önemli kararların toplantılarda tartışılması kaçınılmazdır. Bu hangi projenin finanse edileceği veya iptal edileceğine ilişkin bir karar olabilir. Toplantının verimini düşürmemek ve toplantı süresini uzatmamak için toplantı öncesinde kararla ilgili bir ön bilgilendirme yapın. Bu zaman alıcı olsa da toplantının verimini düşürmez. Hatta başarı şansınızı artırır.

6. Kendiniz İçin Not Alın
Toplantıda not almak önemli bir beceridir. Ancak bunu yapanların sayısı oldukça az. Toplantılarda not almanın temel nedeni toplantı sırasında yöneltilen herhangi bir soru veya durumu kayıt etmektir.
Notlarınızı elektronik cihaz yerine bildiğimiz not defterine not edin. Böylece gelen bildirimler dikkatinizi dağıtmayacaktır.
Toplantıyı organize ediyor ve katılımcılara toplantı özeti göndermeyi planlıyorsanız, bunu toplantı başında söyleyin ve içeriğini açıklayın.
Eğer katılımcıysanız toplantı gündeminin bir kopyasını yanınızda getirin ve not almak için bu dokümanı kullanın. Not alırken alınan kararlara ve sizi ilgilendiren durumlara odaklanın.

7. Toplantıyı Takip Edin
Toplantı takibi yapmak, Zaman, stres yönetimi ve başkaları üzerinde iyi bir izlenim yaratmak için mükemmel bir yoldur. En iyi sonuçları elde etmek için toplantıyı gününde takip etmek gerekir. Telefon görüşmesi, e- posta gibi. Çok önemli konularda çözüme ulaşmak için takviminizde veya görev yönetimi aracınızda bir not oluşturun.

8 . Toplantı için en uygun ortamı seçin
Toplantının yapılacağı ortam da motivasyon ve verim açısından oldukça önemlidir. Toplantı lokasyonuna ulaşım, ortamın fazla sıcak ya da soğuk olması, ışıklandırmanın kötü olması, gürültü gibi faktörler toplantının tüm motivasyonunu oluşmadan yok eder. Dolayısıyla toplantı için ideal bir ortam seçmek de verimli ve etkili toplantılar için çok önemlidir.

SORU: Bir halkla ilişkiler uzmanının medya ile ilgili olarak bilmesi gereken en temel özellikler nelerdir? Açıklayınız.
YANIT:
Halkla ilişkiler uzmanları medya ile milyonlarca kişiye aynı anda ulaşma imkânına sahiptir. Kuruluşlar, halkla ilişkiler temalı mesajlarını geniş kitlelere ulaştırmak için medyadan yararlanmak zorunda. Medya kurumları da yayınlarını sürdürülebilir kılmak adına bilgi ve haber ihtiyacı duyarlar. Her iki tarafın ihtiyacının karşılanması ancak etkin bir işbirliği ve karşılıklı anlayışla sağlanabilir. Halkla ilişkiler temalı haberler, reklamdan farklı olarak, medyada ücret ödenmeden yayınlanır. Bu yüzden halkla ilişkiler uzmanları medyanın teknik diline hakim olmalı ve medya mensuplarıyla iyi ilişkiler geliştirmelidirler.
Halkla ilişkiler uzmanı çalıştığı kurumla ilgili her konuya ne kadar hakimse, medya kuruluşları ve
kitle iletişim araçlarına da o derece hakim olmak zorundadır. Kurumla ilgili bir haberin medyada yer almasını veya kuruluşun yöneticisinin herhangi bir televizyon programına konuk olarak çağrılmasını sağlamak tek amaç olmamalıdır. Haberin ne şekilde yayınlandığından, yöneticinin katıldığı televizyon programının hedef kitlesine kadar pek çok konu stratejik iletişim sürecinin karar aşamalarıdır. Bu yüzden bir halkla ilişkiler uzmanının, medya ile ilgili birçok konuda bilgili olması gerekir. Bunları kısaca şu şekilde sıralayabiliriz.

Medya Kurumunun Yayın Politikası: Her televizyon kanalı, gazete veya derginin bir yayın
politikası vardır. Kimi medya kurumu popüler kültür ağırlıklı yayınlar yaparken, kimisi daha
muhafazakar veya siyasi bir duruş sergileyebilir. Yayın politikasından sadece siyasi görüşü
anlamamak gerekir. Günümüzde pek çok tematik medya kuruluşu bulunmaktadır. Ekonomi,
haber, eğlence, müzik, sanat, spor gibi alanlarda yayın yapan bu kuruluşların hedef kitleleri de
birbirinden farklı olmaktadır. Pop müzik ağırlıklı yayın yapan bir televizyonun hedef kitlesini
doğal olarak gençler oluşturacaktır. Diğer yandan ekonomi temalı bir derginin hedef kitlesi
ağırlıklı olarak iş adamlarıdır. Kuruluşun dış halkla ilişkilerine yönelik bir haberin, hangi yayın
politikasına sahip gazete, dergi veya televizyon kanalı aracılığıyla yayınlatılmasının daha etkin
olacağına karar vermek son derece önemli ve stratejik bir karardır. Doğru mesaj; ancak doğru
yayın politikasına sahip medya araçlarıyla hedef kitleye ulaştırılırsa etkili olacaktır.
Hedef Kitlelere Ulaşma Oranı: Hedef kitlelere ulaşmak için sadece doğru yayın politikasına
sahip araçları belirlemek yetmez. Aynı zamanda seçilen aracın hedef kitlenin ne kadarına
ulaşacağı da önemlidir. Türk medyası son yıllarda büyük bir gelişim göstermiştir. Sayısı her
geçen gün artan gazeteler, dergiler ve televizyon kanalları halkla ilişkiler uzmanlarının işini
kolaylaştırdığı kadar, aynı zamanda yeni karar süreçlerine de ihtiyaç doğurmaktadır. Bu kadar
çok medya aracının arasından seçim yapabilmek için, her aracın hedef kitlelerin ne kadarına
ulaştığının bilinmesi gerekir. Televizyon kanallarının izlenme oranları, gazete ve dergilerin satış
rakamları, internet sitelerinin ziyaretçi sayıları bu açıdan büyük bir dikkatle takip edilmelidir.
Kuruluşla ilgili medyada yer alan bir haber, hedef kitlenin yeterince büyük bir oranına
ulaşmamışsa, bir başarıdan söz etmek de olası değildir.

Halkla İlişkiler Mesajlarının Yayınlanma Şansı: Halkla ilişkilerin reklamdan farklı olarak,
medyaya ücret ödemeden mesaj yayınlatma prensibi üzerine kurulu olduğundan daha önce söz
etmiştik. Halkla ilişkiler uzmanının medyaya ulaştırdığı her haberin yayınlanması garanti
değildir. Medya kuruluşuyla olan ilişkinin zayıflığı, gündemin yoğunluğu, mesajın gerekli
tekniklerden noksan şekilde yapılandırılması gibi nedenler, halkla ilişkiler mesajlarının
yayınlanma şansını azaltır. Başarılı bir halkla ilişkiler uzmanı, kuruluşla ilgili mesajların
yayınlanma şansını yüksek tutmak zorundadır. Medya kuruluşlarındaki önemli pozisyonlardaki
insanlarla ilişkilerini kuvvetlendirmek, gündemi çok yakından takip ederek en doğru
zamanlamayı yapmak, kitle iletişim araçlarının teknik diline hakim olmak, halkla ilişkiler
uzmanının başarısının ardında yatan önemli faktörlerdir.

Halkla İlişkiler Materyallerinin Teslim Zamanlaması: Bir halkla ilişkiler uzmanının, yukarıdaki
tüm maddeleri yerine getirse de en fazla dikkat etmesi gereken konu; materyallerin son teslim
saati ve tarihidir. Basın kuruluşları için hazırlanan bültenler ve televizyon kanallarına
ulaştırılması gereken kayıtlar dikkatle takip edilmelidir. Her gazetenin ve derginin ne zaman
baskıya gireceği hemen hemen bellidir. Buralara ulaştırılacak materyalin gecikmesi, haberin
ertesi günkü gazetede veya o ayın dergisinde yayınlanmasına engel olacaktır. Medya taze
haberleri sever ve geçmişe yönelik haberler yayınlamaktan hoşlanmaz. Halkla ilişkiler temalı
haberlerin geç yayınlanması, kuruluş açısından da istenen etkinin yaratılamayacağı anlamına
gelir.

Halkla ilişkiler uzmanı, medya kuruluşları ve bu kuruluşların önemli pozisyonlarında çalışan kişilerle kuracağı ilişkilerde dürüst ve samimi olmalıdır. Halkla ilişkiler; olumlu imaj yaratma adına abartılı, yanlı ve yanıltıcı haberler üretmek değil; gerçekleri başarılı iletişim yöntemleriyle kamuoyuna ve hedef kitlelere aktarmaktır. Bu açıdan bakıldığında bir halkla ilişkiler uzmanının açık sözlü olması son derece önemlidir. Belli iletişim kalıplarının ardına saklanarak kurulan ilişkiler, uzun vadede hem medya hem de hedef kitleler tarafından olumsuz bir kurum imajının oluşmasına sebep olacaktır.