AÖF Depolama ve Envanter Yönetimi Ders Notu

DEPOLAMA VE ENVANTER YÖNETİMİ

ÜNİTE -1

Depolar; hammadde, yarı mamul ve ürünlerin belirli bir sistem içerisinde planlı ve organize biçimde elleçlendikleri, istiflendikleri ve sevk edildikleri mekânlar olarak tanımlanabilmektedir. Depolar; ticari nitelikteki ürünlerin korunmaları ve stoklanmaları için konuldukları mekânlardır.

depolar mal kabul ve sevk arasında ürün akışlarının belirli bir süre kesintiye uğradıkları süreçlerdir.

Düşük maliyetli, etkin ve verimli bir depo yönetimi, süreç içerisinde yer alan dağıtım, üretim ve tedarik noktalarının dağılımının doğru bir şekilde yapılandırılmış olmasına bağlıdır.

Bir tedarik zinciri ve lojistik yöneticisinin en başta soracağı soru “Gerçekten bir depoya ve depolama faaliyetine gereksinimimiz var mı?” sorusudur. Bu soruya verilecek cevap, tedarik zinciri ve işletmenin alacağı pozisyonu belirlemektedir.

İlk soruya verilecek cevabın evet olması hâlinde sorulacak ikinci soru, “Arz ve talep arasındaki dengenin sağlanabilmesi için üretim, taşıma ve tedarik noktalarının süreç içerisinde yerleşimleri (lokasyon) doğru şekilde yapılandırılmış mı?” sorusudur.

Karar alma süreçlerinde sorulması gereken bir diğer soru, arz ve talep arasında dengesizliğin olup olmadığıdır.

Bir işletmede iş gücü devir hızı düşük ise üretim kapasitesindeki dalgalanmalar daha düşük seviyede gerçekleşirken, işgücü devir hızının yüksek olması hâlinde üretim kapasitesinde söz konusu olabilecek dalgalanmalar daha yüksek düzeyde görülebilmektedir

Lojistik aktivitelerden biri olan depolama faaliyetleri ürün üzerinde katma değer oluşturmamasına karşılık, hizmet yönünden katma değer meydana getirebilmektedir.

Sorulacak sorulardan bir diğeri de tedarik zinciri envanter düzeyinin, verimlilik seviyesinin, maliyetlerinin ve bunlara ilişkin değişikliklerin gerçek zamanlı izlenip izlenemediğidir. Bu soruya verilecek cevaplar işletmenin depo kararı vermesine ve depo büyüklük ve özelliklerinin belirlenmesine olanak verebilecektir.

sürecin başlangıcı müşterilerin talepleridir. Müşteriler ürünlere talep göstermediğinde lojistik faaliyetlerin de herhangi bir anlamı yoktur. Bu nedenle müşteri memnuniyeti, kısa teslim süreleri, düşük maliyet gibi kavramlar geçmişte olmadığı kadar önemli hâle gelmiştir.

Lojistik hizmet düzeyinin %2 veya 3 artırılmasına karşılık lojistik maliyetler %10-20 arasında artabilmektedir.

Depo yönetiminin hizmet açısından oluşturacağı katma değer birkaç başlık altında tanımlanabilir.

Bunlardan birincisi hizmet kalitesidir. Hizmet kalitesi, müşterilerin tatmin olacağı düzeyde hizmetin istendiği ilk seferde sağlanması, faaliyetlerin ikinci kez tekrarlanmamasıdır

müşterilerin istedikleri zaman, istedikleri miktar ve özellikte ürün/hizmet alabileceklerine ilişkin işletmeye duydukları güvenin yüksek olması ve hizmetin niteliğini ve sürekliliğini tanımlamaktadır.

Katma değer ile ilgili kriterlerden bir diğeri de maliyetlerin kontrolü ile ilgili olmaktadır. Verilen ürün ve hizmetin mümkün olduğunca düşük maliyetle üretilmesi ve müşteriye sunulması büyük bir öneme sahiptir.

Çevrim süresi; işletme ve tedarik zincirinin hammaddeden ürüne, üründen nakde, nakitten de tekrar hammaddeye çevrimini ifade eden döngüsel bir süreçtir. Bu süreçte önemli olan, döngüsel süreci oluşturan parçaların faaliyet sürelerinin birbirine eşitlenmesidir.

Tedarikçi-fabrika arasında kullanılan depolar hammadde deposu ya da tedarik deposu olarak adlandırılırken, fabrika-müşteri arasındaki depolar dağıtım deposu olarak tanımlanmaktadır.

Hammadde depoları; tedarik güvenliğinin sağlanması, üretim süresinin tedarik süresinden daha kısa olması, hammadde fiyatlarının sürekli olarak değişiklik göstermesi durumlarında işletmeler tarafından tercih edilmektedir.

Dağıtım depoları, pazar değişkenlerinin yüksek düzeyde görülmesi ve müşteri taleplerinde görülen dalgalanmalara karşı işletmenin yaşayabileceği pazar kaybı, rafta bulunmama, talep yetersizliği gibi durumları ortadan kaldırmak, en azından etkisini azaltmak amacıyla kullanılan depolardır.

Çağdaş depo yönetimi süreçlerinde hedefler tanımlanmak istendiğinde;

 Mümkün olan en düşük depolama maliyetine ulaşma

 En yüksek devir hızı ile operasyonların yapılması

 Depolama faaliyetlerinin daha sistematik bir yapıda olması

 Kayıp, hasar vb. durumların oranlarının düşük olması

 Kolay erişim ve hızlı transfer kabiliyeti

 Lojistik hizmetlerde esnekliğin yüksek olması

 Mümkün olan en ileri teknoloji kullanımı gibi hedefler depo yönetiminin temel hedefleri arasında sayılabilmektedir.

Etkin ve verimli bir depo yönetimi; süreçlerin planlanması, kontrolü ve geliştirilmesi gibi çabalar sonucunda uygulanabilmektedir.

Envanter yönetimi bütüncül bir sistemi tanımlarken, depo yönetimi belirli bir süreci ifade etmektedir.

Envanter yönetimi işletmelerin faaliyetlerini sağlıklı bir şekilde yerine getirebilmeleri için gereksinim duyacakları her türlü kaynağın tespit edilmesi, gereksinim düzeyinin belirlenmesi, tedarikin planlanması ve temin edilmesi gibi süreçleri kapsamaktadır. Dolayısıyla işletmelerin faaliyetle ilgili ellerinde bulundurdukları her türlü kaynak (iş gücü, hammadde, finans, makine vb.) envanter yönetiminin kapsamı içerisinde yer almaktadır.

Depolama yönetimi; depoların ve dağıtım sistemlerinin planlanması, optimizasyonu ve kontrol edilmesi olarak ifade edilebilmektedir. Depolama yönetiminde süreçler talep edilen materyalin depo sahasına gelmesi ile başlamakta, dağıtım noktalarına sevk edilmesi ile sona ermektedir.

Depo, birkaç yıl öncesine kadar sadece koli, paket ve ürünlerin istiflendiği bir alan olarak düşünülürken; bugün işletme için rekabet avantajı sağlayacak yeni bir araç olarak değerlendirilmektedir

Özellikle birçok orta ve üst düzey yönetici depo sahasına girmeden, depo ve iş süreçleri konusunda fikir yürütmektedir. Dolayısı ile işletmelerimizde ve gündelik yaşantımızda depo farkındalığı ne yazık ki son derece zayıftır.

Depo yönetimi, depolama süreçlerinde söz konusu olan problemlerin ortadan kaldırılması ve depo operasyonlarının yüksek verimlilik ve performans ile gerçekleştirilmesi için gereksinim duyulan sistematik, planlı ve organize bir yapıdır.

depo ve antrepo işlemleri malı saklamak ve korumak işlevlerinin yanında, malı özelliklerine, müşteri tiplerine ve sözleşme esaslarına göre sınıflandırmak, kalite kontrol, ambalajlama, barkotlama ve etiketleme yaparak sevkiyata hazır hâle getirmek ve bilgisayar ortamında stok hareketlerinin kaydını tutmak ve ilgili taraflar (gönderen, alıcı, müşteri, üretici vs.) ile haberleşme sağlamaktır.

Genel hatlarıyla depoda yapılan işlemler şu şekilde sıralanabilir:

 Depolama alanını iş süreçlerine uygun üretken ve verimli hâle getirmek

 Gönderenden veya üreticiden malları teslim almak

 Malların depoya boşaltılması, stoklanması ve birleştirilmesi

 Depo içerisinde forklift, raf ve paletlerden yararlanmak

 Depo içerisinde bilişim (bilgisayar, iletişim vb.) teknolojilerinden yararlanmak

 Malları depo içerisinde uygun bir şekilde istiflemek, raflamak ve saklamak

 Depo içi ısı, nem, ses, ışık vb. risk faktörlerini asgari seviyede tutmak

 Müşteri siparişlerine göre malların konsolidasyonunu gerçekleştirmek

 Sevkiyat öncesinde malları ambalajlamak ve etiketlemek

 Malları yükleme ve sevkiyat için hazır hâle getirmek

 Malları taşıma türüne göre uygun araçlarla göndermek

Depo İş Süreçlerİ

  • Eşyanın girişi ve boşaltılması
  • Fiziksel depolama
  • Siparişlerin alınması ve depolanması
  • Ambalajlama
  • Eşyanın çıkışı ve yüklenmesi

Bir depolama planında düşünülmesi gereken en önemli ürün değişkenleri; ürünün miktarı, ağırlığı ve depolama ihtiyaçlarıdır.

  1. Aşama: Giriş süreci, depoya ulaşan bir eşya için gerçekleştirilen ilk süreçtir. Bu süreçte eşyalar bir üretim deposunda veya dağıtım merkezinde muhafaza edilirler

  1. Aşama: Fiziksel depolama sürecinde eşyalar niteliklerine göre tahsis edilmiş ilgili depo bölümlerine yerleştirilirler. Depo bölümleri iki bölgeden oluşmaktadır:
  2. Ayrım bölgesi, eşyaların olabilecek en ekonomik şekilde depolandığı alanlar olup rezerv depolama ve palet sistemlerinden oluşmaktadır.
  3. İleri bölge, müşteri siparişlerinin depo görevlileri tarafından kolaylıkla taşınmasına yardımcı olacak şekilde stoklandıkları özel bölgedir. Eşyalar genellikle depolama modüllerine kolay erişimin sağlanabilmesi için küçük miktarlarda depolanırlar. Bu bölgedeki depolama, raf sistemlerinden oluşmaktadır.

  1. Aşama: Siparişlerin alınması, malların depolandıkları bölümdeki hareketini tanımlar. Bu işlem fiziksel (bedensel taşıma, forklift vb.) olabileceği gibi kısmen veya tamamen otomatik (asansör, mobil raf vb.) olarak da gerçekleştirilebilir

  1. Aşama: Ambalajlama ve ürün birleştirme, kalite kontrol testinden geçen hatasız eşyalar, hem depo içerisindeki taşımalarda hem de sevkiyat sırasında karşılaşabilecekleri risklerden korunması için ambalajlanırlar. Ambalajlama işleminden sonra benzer ürünler bir arada depolanır ve farklı müşterilere göre konsolide edilerek dağıtıma hazır hâle getirilir.

  1. Aşama: Çıkış ve yükleme süreci, depodan çıkışı planlanan ürünlerin taşıma araçlarına palet, mukavva kutu, varil vb. taşıma araçlarıyla yerleştirilmesidir.

Lojistik yönetiminde hasar ve riskler, üreticiden-tüketiciye, gönderenden malın alıcısına kadar oluşan tüm süreçlerde meydana gelebilir. Çoğunlukla yükleme ve boşaltma sırasında, örneğin istasyonda bir vagondan diğer vagona, bir kamyondan diğer bir kamyona veya gemiye aktarılırken düşme, ezilme, kırılma, paletlerin patlaması gibi riskler ortaya çıkabilmektedir.

Depolamada Risk Faktörleri

İklim Riskleri: Nem, nem değişiklikleri, ışık, ısı değişiklikleri, karbondioksit, oksijen, çürüme, bozulma.

Fiziksel Riskler: Mekanik şok, ısı şoku, titreşim (frekans aralığı), basınç ve kırılma, aşınma/sürtünme.

Kimyasal Riskler: Hem depo içerisinde hem de eşyaların sevki sırasında eşyaların bulundukları ortama uyumsuzlukları, difüzyona uğramaları, kimyasal içeriklerinin değişmesi karşılaşılabilecek risklerdendir.

Biyolojik Riskler: Mikro organizmalar, böcek ve kemirgen türleri.

 

Antrepo: Mal ve eşyaların miktar, kalite ve özelliklerinin incelenip kıymet tespitinin yapıldığı ve uygun şartlarda korunmalarının gerçekleştirildiği, gümrüklü sahalarda kurulan ve 4458 sayılı Gümrük Kanunu ile Gümrük Yönetmeliği’nin ilgili maddelerinde belirtilen özellikleri taşıyan yerleri ifade eder.

Çapraz sevkiyat: Müşterilerin ihtiyaçlarını hızlı bir şekilde karşılamak üzere, farklı üretim noktalarından gelen ürünlerin bir dağıtım noktasında toplanması ve depolama olmaksızın bu noktadan ilgili alıcılara ulaştırılması yöntemidir.

Elleçleme: Eşyanın taşıma araçlarına yüklenmesi ve boşaltılmasının yanı sıra bağlama, etiketleme vb. hizmetlerdir.

İstifleme: Taşıma aracı hacminden ve yük kapasitesinden azami yararlanmak üzere yükü düzgün biçimde yerleştirmek.

Konsolidasyon: Depo yönetiminde aynı müşteri ve/veya güzergâha ait olan malların gruplandırılmasını tanımlamaktadır.

ÜNİTE -2

Depoların; fonksiyon, işletim, kullanım, depolanan ürün/hammadde tür ve özellikleri, deponun genel yapısı ve lokasyonuna göre farklı türleri söz konusu olabilmektedir.

Depolar; dağıtım depoları, üretim depoları ve sözleşmeli depolar olmak üzere üç gruba ayrılmaktadır. Genel olarak değerlendirildiğinde ise depolar, klasik depolar ve modern depolar olarak ikiye ayrılmaktadır.

Klasik türde depolar sadece kabul, istifleme, sevk vb. gibi süreçlerin gerçekleştirildiği depolar iken, modern depolar bu fonksiyonlara ek olarak üretim süreçleri içerisinde gerçekleştirilmesi zaman kaybına ve üretimin aksamasına yol açabilen, katma değer üretmeyen türde faaliyetlerin depolarda gerçekleştirildiği depolama alanlarıdır.

Klasik depolar, gün içerisinde depoya gelen ürün/hammaddelerin depo sahasına kabul edildiği, belirli kriterler çerçevesinde istifleme işlemlerinin yapıldığı, gelen iş emirleri kapsamında ürün/hammaddelerin depolardan sevk işlemlerinin gerçekleştirildiği depolardır.

Modern nitelikte depolar, klasik depoların verdikleri kabul, istifleme, sevkiyat hizmetlerinden farklı olarak aynı zamanda başka türde gereksinimlere de cevap verebilmektedirler. Üretime sokulacak olan hammadde ve yarı mamullerin üretim öncesinde söz konusu depolarda hazırlanması, ayrıştırma, birleştirme, etiketleme, paketleme, konsolidasyon vb. türde faaliyetler bu tür depolarda gerçekleştirilebilmektedir. Modern depolar içerisinde; üretimi destekleme depoları, konsolidasyon depoları, üretim sonrası faaliyet depoları, birleştirme ve ayrıştırma depoları gibi farklı türde depolar yer almaktadır.

Üretimi destekleme depoları; üretim süreçleri öncesinde, üretim birimleri tarafından yapılması gerekmeyen, aynı zamanda katma değer üretmeyen faaliyetlerin depo sahalarında depo personeli tarafından gerçekleştirildiği bir depo türüdür.

Üretimi destekleme depoları içerisinde hammadde ve yarı mamullerin kalite kontrol işlemleri, basit birleştirme ve montaj işlemleri, parti gruplarına ayırma, etiketleme vb. faaliyetler gerçekleştirilebilmektedir.

Konsolidasyon depoları ya da diğer adı ile konsolide depolar çoğunlukla üretim sonrası süreçlerde yer alan depolardır. Üretilen farklı tür ve özelliklerdeki ürünlerin müşteri talepleri doğrultusunda bir araya getirildiği ve müşteri taleplerine göre değişebilen nitelikte hizmetlerin üretilebildiği depolar, konsolidasyon depoları olarak tanımlanabilmektedirler.

Üretim sonrası faaliyet depoları, temel üretim süreçleri sonrasında üretimi tamamlanmasına rağmen; ambalajlama, paketleme, etiketleme, paletleme vb. işlemlerin yapıldığı depolardır

Üretim sonrası faaliyet depoları belirli yönleri ile konsolidasyon depolarına benzemelerine rağmen, temel olarak ayrıştığı en önemli nokta konsolide depolarda farklı nitelikteki ürünlerin birleşimi söz konusu olurken, üretim sonrası faaliyet depolarında birleştirmeye ek olarak salt üretim dışında kalan, ürünün müşteriye sunumuna ilişkin her türlü aktivitenin yapılabilmesidir.

Birleştirme ve ayrıştırma depoları, ürünlerin müşterilere ulaşmadan önce müşteri talepleri doğrultusunda formlarının değiştirilmesi işlemlerinin yapıldığı depo sahalarıdır.

Ürün ve hammaddelerin özellikleri çerçevesinde depolar, genel depolar ve özel depolar olmak üzere ikiye ayrılmaktadır. Genel depolar, farklı türde ürün veya hammaddelerin birlikte depolandıkları depo sahalarıdır. Bu tür depolar stoklanan materyallerin bir arada depolanmalarının herhangi bir sakınca oluşturmaması hâlinde kullanılmaktadır.

Depolanan yükler özel nitelikte depolama koşulları gerektiriyorsa, bu tür ürünlerin depolandığı depolar özel depolar olarak tanımlanabilmektedir. Özellikle soğutulmuş ya da dondurulmuş gıdalar, tehlikeli maddeler vb. türde materyaller bu grupta yer almaktadır.

Kullanım şekline göre depolar, tedarik zinciri içerisinde depoların bulundukları sürece göre farklılaşmaktadır. Bu kapsamda depolar; hammadde (tedarik) depoları, mamul (dağıtım) depoları, karma depolar şeklinde üçe ayrılmaktadır.

Hammadde depoları, sadece hammadde ve yarı mamullerin depolandıkları depolardır.

Mamul depoları ise üretim tesisi ile müşteri arasında yer alan depolardır. Bu tür depolarda sadece tamamlanmış ürünler depolanmakta, yarı mamul ya da hammadde depolara alınmamaktadır.

Müşterilerin talep ettikleri ürünlerin lojistik hizmet düzeyi yüksek, müşteri tolerans düzeyi düşük ise daha etkin ve düşük maliyetli lojistik hizmet üretebilmek için depo alanlarının müşterilere yakın yerlerde kurulması daha rasyonel olabilmektedir. Buna karşılık müşteri toleransı yüksek, gereksinim duyulan lojistik hizmet düzeyi düşük ise depo sahaları müşteriler yerine tedarikçilere yakın yerlerde kurulabilmektedir.Müşterilerin tolerans seviyelerinin düşük olduğu ürünler sıklıkla hızlı tüketim ürünleridir.

Merkezî depolar çoğunlukla fabrikalara yakın yerlerde kurulan, hammadde, yarı mamul ve ürünlerin depolandığı merkezî düzeyde depolama hizmetinin üretildiği yerlerdir.

Hacim ve kapasite kullanım düzeyine göre depolar; merkezî depolar, tali depolar, bayi depoları, aktarma depoları şeklinde ayrıma tabi tutulabilmektedir.

Tali depolar düşük seviyede stoklamanın yapıldığı, bölgesel nitelikte depolardır. kurulmasındaki temel amaç, müşterilerin acil gereksinimlerine olabilecek en kısa sürede cevap verebilmesidir. kullanılmasındaki bir diğer hedef de risk maliyetini olabildiğince azaltmasıdır.

Bayi depoları, üretim işletmesi dışında satış ve pazarlama konusunda hizmet üreten dışsal kaynakların kullandıkları depolardır.

Aktarma depoları ise çok kısa süreli depolama faaliyetlerinin yapıldığı ya da depolama hizmeti verilmeksizin bir taşıma aracından diğerine aktarmanın gerçekleştirildiği yerler olarak da tanımlanabilmektedir. Bu depo alanları, aktarma merkezî ya da “hub” olarak adlandırılmaktadır.

Lojistik sistem içinde en çok kullanılan depolar, genel depolardır.

“depoların sahipliğine göre sınıflandırılması” genel olarak işletmenin depolama işlemini kendisinin mi yapacağı ya da genel depolardan mı istifade edeceği veyahut bu fonksiyonunu Üçüncü Taraf Lojistik (3 PL) firmalarından birisine mi devredeceği sorularına cevap olabilmektedir.

Genel olarak bizzat firma tarafından işletilen depoların temel faydaları kontrol, esneklik, maliyet ve personelin yeteneklerinden faydalanma olarak sıralanabilir.

Uzun süreli kontrat ilişkisi maliyetleri düşürür ve uzmanlık, esneklik, ölçek ekonomisi imkânlarından yararlanma fırsatı sağlar.

SAHİPLİĞİNE GÖRE DEPOLAR ; Özel depo , genel depo , kontrat depo

Özel depo  : Şirketin stratejik dağıtım ve üretim planları gereği, depolama hizmetini kendi bünyesi içinde yapma kararı alması sonucunda sahip olduğu ve işlettiği kendisine ait depolardır. Özel depoların başlıca faydaları: Cevap verebilirlik, erişebilirlik ve maliyet avantajı, depo çalışanlarının yetenek ve deneyiminden istifade, kontrol ve görülebilirlik ile esneklik sağlamasıdır. özel depolar kâr amacıyla yönetilmediği için, genel depoların kullanılmasına oranla daha az maliyetlidirler.

 Genel depo : Genel depolar, bağımsız şirketler tarafından her müşteriye bağımsız olarak sunulan ve lojistik sistem içerisinde yaygın olarak kullanılan depolama tesisleridir. işletmeler tarafından lojistik gereksinimlerin karşılanabilmesi için uzun veya kısa dönemli olarak kiralanmaktadırlar.

Düzensiz ve mevsimlik talep kalıpları mevcuttur. Piyasalar son derece dağınıktır ve talepler sık sık değişmektedir. Liman içi ve liman dışı taşımaları pek çok nakliye şeklini kullanmaktadır.

Depolama işlevleri uzman profesyoneller tarafından gerçekleştirilmektedir. Tesislere yapılan yatırımlar azdır. Ulusal depo ağı geniş değildir.

Kontrat depolar, farklı müşterilerden elde ettiği yönetim, çalışan ve bilgi kaynaklarının paylaşımıyla uzmanlık, esneklik, ölçek ekonomisi faydalarını sağlamaktadırlar. Depo tesisi yapmanın ağır mali yükü ile riskine katlanmak istemeyen ve ulusal veya uluslararası yeni pazar olanaklarından istifade edebilme esnekliğini kaybetmek istemeyen işletmelerin artan talepleri doğrultusunda kontrat veya üçüncü taraf (3 PL) depoların önemi giderek artmaktadır. Kontrat depolar genel depoların işletmelerin isteklerine uyarlanmış hâlidir. Burada mal sahibi ve müşteri, faaliyetle ilgili tüm riskleri paylaşır. Kontrat depolar, sadece belli bir müşteriye sigortalı olarak depolama hizmeti sunmak için sağlanan tesislerdir.

STOKLADIĞI ÜRÜNLERE GÖRE DEPOLAR ; Özel ürün depoları , Toplu depolama ambarları , Soğuk depolar , Ev eşyası ve mobilya depoları , genel depolar

Özel ürün depoları belli bir sektöre ait özel ürünler için tasarlanmış, sadece belirli ürünlerin depolanarak yüklenip boşaltıldığı depolardır. örnek olarak tütün, kereste, tahıl, pamuk ürünleri ve bazı otomobil parçaları

Toplu depolama ambarları , Sıvı kimyasallar, petrol ve mayi hâldeki ilaçlar gibi hassas malzemeler için yalıtılmış şekilde kapatılmış depolar ile bakliyat gibi genellikle adetle sayılamayan ya da toplu olarak bulunan ürünlerin depolandığı tank, silo ve benzeri şekillerdeki büyük çaplı depolama tesisleridir.

 

Soğuk depolar , Belirli bir hararetin altında veya üstünde hararete maruz kaldığı zaman bozulabilen veya ısıya duyarlı ürünlerin depolanmasında kullanılır.  **Uluslararası Soğutma Enstitüsünce (IIR)**

Genel olarak iki ayrı bölümleri bulunmaktadır. Biri ısıyı 0 Cile +10 aralığında, diğeri 02ın altında muhafaza edebilen doldurulmuş bölümdür.

Ev eşyaları ve mobilyaların depolanması ve yüklenip boşaltılması konusunda uzmanlaşan bu depolar hem geçici hem de uzun süreli depolama için ev eşyaları taşıma sanayi tarafından kullanılır.

genel depolar , Bu tesisler önceki depo türlerindeki gibi özel hizmet gerektirmeyen ürünlerin depolanması için kullanılır. Bu depolar her türlü ticari eşyanın yüklenip boşaltılma işlemlerini gerçekleştirmektedir. Bu tip depolar, çatallı istif makineleri ve paletlerle yükleme ve depolama işlemlerinin yapıldığı standartlaştırılmış alanlardır. Bu depolar genellikle dikdörtgen şekilde ve 10-15 m arası yüksekliğe sahip tesislerdir.

TEDARİK ZİNCİRİ SİSTEMİ İÇERİSİNDEKİ KONUMUNA GÖRE DEPOLAR , Üretim depoları , Merkezi depolar , Dağıtım depoları , Perakende depolar

Üretim aşamasında gerekli olan hammadde ve yarı mamullerin toplandığı depolardır. Bu depolarda hammadde ve yarı mamuller kabul edilir ve stoklanır.

Merkezî depolar birkaç sevkiyat noktasına hizmet veren büyük bir coğrafi bölgeye hizmet veren tesislerdir. Merkezî depoları fiziksel büyüklük olarak en büyük depolama hacmine sahip tesislerdir.

Tipik bir dağıtım deposunda ürünler merkezî depodan, üretim fabrikasından veya tedarikçiden kabul edilir. Kabul edilmiş ürünler stoklanır. Sevkiyat için ürünler toplanır ve hazırlık yapılır. Daha sonra da siparişlere göre ürünler müşterilere sevk edilir.

Perakende olarak dağıtımı ya da satışı yapılan ürünlerin muhafaza edildiği depolardır. Genellikle muhafaza ettikleri ürün gruplarına göre; dayanıklı gıda depoları, çabuk bozulabilen gıda depoları ve yiyecek malzemesi içermeyen genel ticari depolar olarak üç gruba ayrılır.

ELLEÇLEME AÇISINDAN DEPOLAR ; Manuel depolar ve mekanize depolar. Üçüncü bir seviye ise otomasyon depolardır. Bu depolarda bütün elleçleme, merkezî bir bilgisayar sistemi ile yönetilmektedir.

Manuel depolar hâlâ en çok kullanılan ve olabilecek en basit düzenleme şekline sahip depolardır. Mallar raflarda veya sandıklarda depolanır. Elemanlar yürüyerek malları raflardan alırlar ve taşımak için konteynıra koyarlar. temel tüm hareketler insanlar tarafından kontrol edilir.

Mekanize depolarda temel işlemler, insan gücü yerine makineler aracılığıyla yapılır. Mekanize ekipmanlara tipik örnekler aşağıdaki gibidir: Reachtruck  , Sipariş toplama makineleri , Forkliftler , Vinçler , Yedekleme halatı , Konveyörler

Sistem hâlâ operatörlerin kontrolü altındadır.

Otomasyon sistemine geçerek servis kalitesini yükseltmek ve operasyonel maliyetleri düşürmek mümkündür. Ancak bu otomasyonu kurmak için gerekli ekipmanları sağlamak da yüksek bir yatırım maliyetini gerektirebilir.

ÜNİTE – 3

Depo bölümü, sadece kuruluş aşamasında değil, işleyen bir sistem hâline geldikten sonra da işletme bölümleriyle yoğun ilişki içerisindedir.

Depo Bölümünün Sevkiyat (Filo) Bölümü İle İlişkileri ; Ürüne ilişkin evrak üzerinde ve sözlü biçimde iletilen müşteri beyanlarının fiilî durumla karşılaştırılması gerekmektedir. Bu kapsamda ürünler palet, koli veya kap adedi olarak sayılmalıdır. Lojistik işletmesi depo bölümünde, işletme araçlarının yükleme-boşaltma, ürün ambalajlama ve depolama işlemleri yapılmaktadır.

Depo Bölümünün Üretim Bölümü İle İlişkileri ; Üretim için gerekli olan malzemeler, üretim stratejisine göre depoya veya ilgili iş istasyonuna doğrudan teslim edilmektedir. Üretim programına bağlı olarak ürünler, talep sahibi birimin isteğine göre imalat operasyonları için depoda hazırlanır. Ürünler ambalajından çıkartılır, miktarlar belirlenir ve bir zaman planlaması içerisinde partiler hâlinde imalat ortamına sevk edilir.

***İmalat sektöründe depodan malzeme çekme sürecinde sıklıkla kullanılan belgelerin başında “Depo Talep Formu” gelmektedir. Form içerisinde malzeme adı, kullanılacağı yer ve miktarın belirtildiği; talep eden birim sorumlusu, teslim alan ve eden tarafların da imzaladığı bir belgedir.

Depo Bölümünün Satın Alma Bölümü İle İlişkileri ; İmalat sektöründe üretim bölümü, mevcut üretim programına göre elde bulunan mevcut stokları görmekte, bu stoklar kendisi için kritik seviyelere gelmeden satın alma bölümü ile iletişime geçilmektedir.

 

Depo Bölümünün Muhasebe-Finans Bölümü İle ilişkileri ; Depo bölümü ürün giriş ve çıkış kayıtlarını muhasebe bölümü ile paylaşmakta ve böylelikle işlerin sağlıklı bir biçimde işlemesine yardımcı olmaktadır. Hem gerçekleşen yatırımların tam zamanlı kayıt altına alınması hem de depo sistemlerinin ömrünün bu kayıtlar yardımı ile izlenmesinde muhasebe bölümü önemli bir role sahiptir.

Depo Bölümünün Pazarlama Bölümü ile İlişkileri ; pazarlama, tüketicinin istek ve ihtiyaçlarını karşılamada işletmenin sahip olduğu en önemli güçlerden biridir. Pazarlama departmanı, hem dış hem de iç müşterinin tatmin edilmesi için gerekli olan faaliyetlerin planlanmasından, yürütülmesinden ve denetlenmesinden sorumludur. Bu bağlamda depo bölümü ile pazarlama bölümü arasında çok güçlü ve süreklilik arz eden bir ilişkinin kurulması önemli ve zorunludur.

Depo Bölümünün İnsan Kaynakları Bölümü İle İlişkileri ; İnsan kaynakları bölümü, depo bölümü perspektifinde, depo çalışanlarını nitelikleri doğrultusunda, doğru pozisyonda, doğru ücretle istihdam etmek, gerekli eğitimleri vermek ve performanslarını değerlemekle sorumludur.

***Depocu olarak farklı isimler alabilir. Örnek vermek gerekirse;

 Depo ve Lojistik Yöneticisi  Depo Lideri  Depo Sevkiyat Yöneticisi  Depo Müdürü  Hammadde Depo Şefi  Operasyon Vardiya Şefi  Forklift Operatörü  Nakliye Sorumlusu  Sevkiyat ve Depo Sorumlusu  Depo Elemanı  Depo Görevlisi  Depo Personeli  Mal Kabul Elemanı  Yükleme Boşaltma Elemanı  Stok Kontrol Elemanı  İdari İşler ve Güvenlik Şefi

***Depo içerisinde kimin hangi unvanla, hangi işleri yapacağı ve bunun tüm sistemde kusursuz bir biçimde işleyişinin sağlanması, insan kaynaklan yöneticileri ve iş analistlerinin sorumluluğundadır.

***Lojistiğin en önemli fonksiyonlarından biri depolamadır ve fiziksel dağıtım sisteminin vazgeçilmez unsurudur.

Depolar yönetim konseptlerindeki değişimlerle beraber müşteri taleplerindeki bu yeni trendlere de cevap vermek zorunda kalmıştır. Bu gelişmelerden bazıları aşağıdaki gibidir:

 Müşterilere hızlı cevap verebilmek ve stok maliyetlerinden kurtulmak maksadıyla tam zamanında üretim/dağıtım gibi sistemler geliştirilerek bütün stokların minimizasyonu eğilimi başlamıştır.

 Üretimin esnekleştirilmesi çabaları ile de ürün çeşidindeki değişimler ve taleplerin hızlı bir şekilde karşılanması gereği ortaya çıkmıştır.

 Ürün yaşam eğrilerinin kısalması ile stok kontrolü önem kazanmıştır. Bu hususa dikkat edilmemesi, kısa bir süre içerisinde kullanım veya satış yeri kalmamış parça ya da mamul stokları oluşmasına neden olur.

ÜNİTE – 4

Toplam depo maliyetleri; depo yeri seçimi, kullanılacak ekipmanların sayısı ve özellikleri, depo iç dizaynı, personel sayısı ve niteliği gibi çok sayıda değişkene bağlı olarak farklılaşabilmektedir.

Sermaye faizleri, depoların kiraları, amortismanlar, emlak vergileri, ısıtma, aydınlatma ve bakım masrafları gibi kalemlerden oluşan depolama maliyetleri iki şekilde hesaplanır.

1- Belirli bir yüzde olarak

2- Birim başına belirli bir miktar olarak

***Depolama maliyetleri genellikle ortalama stok değerinin bir yüzdesi (C) olarak hesaplanır. Bu harcamalar belirli bir devrede bulundurulan ortalama stok ile orantılı olarak artar veya azalır.

Ortalama Stok Miktarı ;Genel olarak sipariş miktarının yarısı olarak tanımlanır. Çünkü depolama maliyetleri hesabında işletmenin ne en yüksek stok miktarı ne de en düşük stok miktarı göz önünde bulundurulur.

Ortalama stok miktarına EM dersek;

 c =  %20 olur

***depolama maliyetleri, bulundurulan stok miktarı ile doğru orantılı olarak artıp azalmaktadır. Sipariş miktarları büyüyüp stoklar arttıkça depolama maliyetleri de artmakta, stoklar azaldıkça azalmaktadır.

 

***Kurulum maliyetleri bir depo işletmesinin faaliyetlerini gerçekleştirebilmek amacıyla katlandığı yatırım maliyetleridir. Kurulum maliyetleri arasında depo arazi maliyetleri, inşaat ve düzenleme maliyetleri, depo içi dizayn maliyetleri, istifleme araçları satın alma maliyetleri gibi maliyetler yer almaktadır.

***Depo arazi maliyetleri esas olarak deponun üzerine inşa edileceği arazinin mülkiyeti ile ilgili maliyetlerdir. Bu tür maliyetler, aynı ilin farklı bölgelerinde farklı miktarlarda olabildiğinden depo yeri seçimi ile doğrudan ilgilidir.

***Depo ekipman maliyetleri arasında depolarda kullanılacak olan istifleme araçları, depo raf sistemleri, bilgisayar donanım ve yazılım maliyetleri ile bunlar dışında kalan ekipmanlar için katlanılacak maliyetler vardır. Depo ekipman maliyetleri hesaplanırken, operasyonun yapısı ve özellikleri çerçevesinde gereksinim duyulacak ekipman miktarı hesaplanmaktadır.

Depo işletim maliyetleri, yatırım ve kurulum maliyetlerinden farklı olarak işletmenin günlük ve dönemlik operasyonlarının gerçekleştirilebilmesi için kullanılması gereken maliyetlerdir. Bu tür maliyetler cari nitelikte olup kısa vadeli özellik göstermektedir.

Bu maliyetler; depo personel maliyetleri, fazla mesai maliyetleri, depo sarf malzemelerine ilişkin maliyetler, ekipman kullanım maliyetleri, ekipman bakım ve onarım maliyetleri, ekipman değer kaybı maliyetleri, ekipman sigorta maliyetleri, finansman maliyetleri, atıl kapasite maliyetleri, boşta geçen zaman maliyeti, ısıtma ve soğutma maliyetleri ile elektrik, su vb. türde maliyetleri içermektedir.

Personel maliyetleri değerlendirilirken her kademede görev alan personel bazında maliyetler belirlenmeli, aynı zamanda toplam personel maliyeti çerçevesinde de değerlendirme yapılmalıdır. Personel maliyeti hesaplanırken aylık personel maliyeti günlük değere indirgenmekte, bulunan değer günlük operasyon miktarına bölünmektedir.

Fazla mesai maliyetleri, depo personelinin yasal düzenlemeler çerçevesinde belirlenmiş haftalık çalışma süresinin üzerinde çalışmalarının gerekmesi hâlinde söz konusu olan bir maliyettir. Fazla mesai çoğunlukla normal çalışma süresi için söz konusu olan saatlik çalışma ücretinin iki katı olarak hesaplanmaktadır. Dolayısıyla personellerin aylık ücretleri saatlik değere çevrilmekte, bulunan değer, çalıştıkları fazla mesai saati ile çarpılarak fazla mesai maliyeti bulunmaktadır.

Ekipman değer kaybı maliyetleri, depo içerisinde kullanılan hareketli ve hareketsiz tüm ekipmanların belirli bir süre sonra değer kaybetmesinden ve değer kaybının toplam maliyete yansımasından oluşan maliyetlerdir. Değer kaybı maliyetinin hesabı, kullanılan ekipmanın hareketli veya hareketsiz oluşuna göre farklı hesaplanmaktadır. Günlük değer gün içerisinde söz konusu olan iş hacmine bölünerek değer kaybı maliyetinin toplam depolama maliyetine yansıması bulunabilmektedir.

Hareketsiz ekipmanlar (raflar) için değer kaybı hesaplanmak istendiğinde söz konusu ekipmanların hareketli ekipmanlar gibi işletildikçe değer kaybına uğramadıkları için farklı bir yöntemle değer kayıpları ve bunların maliyetlere yansımaları hesaplanmaktadır. Buna göre hareketsiz ekipmanların satın alma değeri belirlenen kullanım ömrüne bölünmekte, çıkan değer günlük iş hacmine bölünerek her birim yük için söz konusu olan değer kaybı hesaplanabilmektedir.

Boşta geçen zaman maliyeti depo faaliyetlerinin çeşitli nedenlerle kesintiye uğraması, depo ekipman ve personellerinin belirli bir süre faaliyette bulunamamaları sonucunda katlanılması söz konusu olan maliyetlerdir.

Birim yük için söz konusu olacak depo hizmet üretim maliyeti deponun kullanılmayan kapasitesi ile çarpılarak toplam depo kapasitesine bölünmekte, bu şekilde birim yük için söz konusu olacak atıl kapasite maliyeti bulunmaktadır.

Dönemlik olarak yaptırılan sigorta maliyetinin dönem içinde söz konusu olan depo iş hacmine bölünmesi sonucunda toplam depo maliyetlerine yansıyan birim sigorta maliyeti bulunmaktadır.

Sigorta maliyetlerine benzer şekilde dönem içerisinde gerçekleştirilen bakım ve onarım maliyetleri dönem içerisinde söz konusu olan iş hacmine bölünerek toplam maliyetlere yansıyan birim bakım-onarım maliyeti bulunmaktadır.

dönemlik olarak ödenecek finansal değerin dönemlik depo iş hacmine bölünmesi ile birim finansman değerine ulaşılabilmektedir.

ekipmanların kullanımına bağlı olarak söz konusu tüketim değerinin depo iş hacmine bölünmesi ile birim ekipman kullanım maliyetine ulaşılabilmektedir.

İşletmenin dönemsel olarak ödediği vergi, resim ve harçlar gibi yasal nitelikteki giderler günlük değere dönüştürülmekte, belirlenen değer gerçekleştirilen iş hacmine bölünerek birim depolama maliyetine yansıtılan yasal nitelikteki giderler bulunmaktadır.

Diğer işletim giderleri aylık olarak değerlendirilerek günlük değere çevrilmekte, çıkan değer iş hacmine bölünerek diğer işletim maliyetlerinin oluşturacağı birim maliyet hesaplanmaktadır.

ÜNİTE – 5

Depolama teknolojileri ile envanter kontrolü, sipariş etkinliği, iş gücü verimliliği sağlanmaktadır.

Depoların daha iyi bir biçimde izlenmesi ve belirli durumlarda eş zamanlı önlemlerin uygulanabilmesi depo yönetim sistemlerinin kullanılması ile mümkün olabilmektedir.

Depo yönetim sistemlerinin başlıca avantajları aşağıdaki gibidir:

 Stok sayımının hızlı ve doğru yapılabilmesi

 Hatasız mal kabulü ve sevkiyatı

 Sipariş kontrollü sevkiyat

 Adres takibi ile depo içinde malzeme yerinin tespit edilebilmesi

 Radyo frekanslı el terminalleri ile bilgisayar ve evrak kullanmadan işlem yapılabilmesi

 Barkod ve el terminali ile depo hareketlerinin hızlı yapılabilmesi

 Her türlü ticari programla uyum sağlaması ve işlemlerin otomatik olarak programa aktarılabilmesi

 Maliyeti düşürme

 Depo hareketleri için hazırlanması gereken resmî ve gayri resmî evrakların bilgisayar kullanılmadan basılabilmesi

 Personelin zaman kaybını önlemesi

 Anlık ve doğru olarak stok miktarının bilinmesi

  • Anlık işlem ve personel takibi ile iş verimliliğinin artırılabilmesidir.

İş gücüne göre daha fazla doğruluk ve daha az belirsizlik sağlayan sistemlerin başlıca faydaları şunlardır:

 Müşteri şikâyetlerinin azalması

 İadelerde azalma

 Stoklama ve toplama hatalarının azalması

 Alanların daha etkin kullanımının sağlanması

 Envanter doğruluğunun sağlanması

 Verimliliğin arttırılması

Depo yönetim sistemleri, depo ya da depoların etkinlik ve verimlilik temelinde işletilmesinin sağlanması amacıyla kullanılan teknolojik altyapılardır.

Bu sistemler arasında mağaza yönetim sistemleri, bilgi yönetimi sistemleri, üretim planlama ve kontrol sistemleri, yatırım kaynak planlama (ERP), materyal akış kontrol sistemleri, depo kontrol sistemleri gibi sistemler sayılabilmektedir.

Etkin bir depo yönetimi için sistemlerin tüketiciden tedarikçiye kadar olan sürecin tümünü kapsayacak yapıda olması gerekmektedir.

 

Mağaza Yönetim Sistemleri; bilgi işlem teknolojileri tabanlı, satış kanallarına sevk edilen ürünler ile satışı yapılan ve mağaza rafında yer alan ürünlerin kontrol edildiği ve izlendiği bir sistem olarak tanımlanabilmektedir. Bu sistemin temel amacı, elde olan süreç içerisinde akışı gerçekleşen materyallerin güncel durumlarını izleyebilmektir.

Bilgi Yönetim Sistemleri; sıklıkla mağaza yönetim sistemleri ile entegre bir şekilde kullanılan bir sistemdir. Sistem, yönetim kararlarının alınması için gereksinim duyulan bilgilerin süreç içerisinden temin edilmesini amaçlamaktadır.

 

Üretim Planlama ve Kontrol Sistemleri; özellikle üretim yapan işletmelerin üretimlerini ve üretim süreçlerini optimize etmek amacıyla kullandıkları sistemlerdir. stok seviyesi, üretilmesi gereken ürün miktarı vb. kararlar elde edilen veriler çerçevesinde alınabilmektedir.

ERP (Enterprise resource planning) adı ile de bilinen Yatırım Kaynak Planlama Sistemleri; işletmenin üretim, yatırım, dağıtım vb. tüm süreçlerinin planlanmasında gereksinim duyulan veri ve bilgilerin karar alma süreçlerine doğrudan bir şekilde akmasını sağlayan sistematize edilmiş veri işleme sistemi olarak adlandırılmaktadır.

 

Materyal Akış Sistemleri; depo sahasına gelecek ya da depodan sevk edilecek hammadde, yarı mamul veya mamullerin akışlarının otomatik/yarı otomatik bir çerçevede düzenlenmesini sağlayan sistemlerdir.

Depo Kontrol Sistemleri; depo içerisinde hareketli ve hareketsiz stokların izledikleri süreçleri, mevcut durumlarını ortaya koyan, sistemin doğru işlemesi ve olası aksaklıkların ortadan kaldırılabilmesi için raporlama yapabilen bilgi işlem sistemleridir.

 

***ADC, RFID ve Barkod, depolamada kullanılan başlıca yazılım ve teknolojilerdir.***

Otomatik veri toplama (ADC), hiç insan katkısı olmadan ya da çok az insan katkısıyla bilgilerin teknoloji vasıtası ile bilgisayarlara girilmesini sağlar. Genelde bilgiler optik okuyucular vasıtasıyla barkodlar ya da benzeri aparatların okutulması yoluyla sisteme aktarılır. Böylece işleyişte hangi aşamada olunduğu, varsa hataların tespiti, çalışmaların takibi, kalite kontrolü ve stok kontrolü sağlıklı bir şekilde yapılabilir.

RFID, radyo frekans yayınları kullanarak nesneleri tanımlayan bir teknolojidir. En temel hâliyle, RFID iki bileşen gerektirir. İlk bileşen, nesneye iliştirilmiş bir radyo sinyal vericisi veya etikettir. Bu etiket, üzerinde bulunduğu nesne hakkında tanımlama bilgisi ve bu bilgiyi radyo dalgalarıyla iletmeyi sağlayan bir antenden oluşur. İkinci bileşen, radyo dalgalarını algılayan bir radyo frekans alanı oluşturan okuyucudur

RFID Faydaları ,

 Taşıma maliyetlerini düşürmekte ve zamanı etkin kullandırmaktadır.

 Envanter yönetimi ile stoktaki eşya ile ilgili eksiksiz bilgi vermektedir.

 Birden fazla tedarikçi ve müşteri ile bağlantı kurulduğunda, tam zamanlı veri doğruluğu sağlamaktadır.

 Tedarik zinciri sürecinde ürün izlenebilirliğini arttırmaktadır.

 Kayıp ve çalıntı olaylarını azaltmaktadır.

 Tamir ve tazminat giderlerini düşürmektedir.

 Üretim sürecinde kontrolü sağlayarak tedarikçi ve müşteri, arz ve talep eşleşmesi daha ayrıntılı hesaplanmaktadır.

 Tedarik zinciri sürecindeki iş ortakları ile birlikte çalışma ve veri paylaşımını sağlamaktadır.

Barkod, dağıtım ve pazarlama sırasında lojistik amaçlar için olduğu kadar iş yeri ve fabrikalarda malzemenin dokümantasyonu ve iç yönetiminde de kullanılan, onluk (binary) sistemde hazırlanmış şerit ve sayılardan oluşmuş kodlamadır.

Barkod ile çalışmak için;

 Barkod okuyucusu

 Barkod deşifre edecek, rakam ve harflere dönüştürecek uygun bir yazılım

 Bilgisayar gereklidir.

***Barkodlar hem içeride hem de dışarıda tanımlama, sayım, stoklama, muhasebe ve kontrol gibi işlemlerde kullanılır.***

RFID ve Barkod Kıyaslaması

 RFID etiketleri içinde saklanabilen bilgi miktarı, barkod etiketlerine göre çok daha fazladır.

 RFID etiketlerindeki bilgilerin okunabilmesi için, etiketin okuyucunun görüş alanı içinde olması zorunluluğu yoktur. Ancak barkod sisteminde etiket üzerindeki siyah çizgilerin içerdiği kodların lazer okuyucu tarafından okunabilmesi için, etiket okuyucunun görüş alanı içinde olmalıdır.

 RFID etiketleri kirli ve nemli ortamlardan etkilenmez. Barkod sistemlerinde ise kirlenme ve yıpranma önemli sorun oluşturur.

 RFID sistemlerinde etiketler toplu şekilde okunabilmektedir. Aynı anda 10-100 etikete kadar okunabilme özelliği vardır. Barkod sistemlerinde ise etiketler tek tek okutulmalıdır.

 RFID etiketlerinin okunma hızı 0,5 saniye iken, barkod sistemlerinde bu süre 4 saniyedir.

 RFID sistemlerinde etiket okuma işi otomatik olarak gerçekleşmektedir. Barkod sistemlerinde ise manuel olarak gerçekleştirilir, dolayısıyla personel maliyeti oluşturur.

 RFID sistemlerinde pasif etiketler için okunma uzaklığı 5 metreye kadar çıkarken, barkod sistemlerinde bu uzaklık en fazla 50 santimetredir.

 RFID etiketlerinin kopyalanması ve içeriğinin gözle görülmesi imkânsızdır. Barkod etiketleri ise kolaylıkla kopyalanabilir ve değiştirilebilir.

ÜNİTE -6

***Genel olarak malzeme yönetimi; doğru bilginin ışığında doğru malzemenin, doğru zamanda, doğru yere ulaştırılması demektir.***

***İhtiyaçları karşılamak üzere günlük yaşantımızda kullandığımız hemen her şeyi meydana getiren temel bileşenlere “malzeme” denilmektedir***

Malzeme yönetim sisteminin görevi, tüm üretim sistemlerinde, gecikmeleri en aza indirerek imalatın sürekliliğini ve bu sürekliliğin devamı için her çeşit malzemenin, istenilen miktarda ve kullanımı için gerektiği anda sisteme girmesini sağlamaktır.

  • Minimum stok seviyesi

 Minimum ambar kullanımı

 Minimum fire ve kayıp

 Minimum personel istihdamı,

 Birimlerin düzenli işleyişine maksimum katkı sağlayacak malzeme

sirkülasyon ve desteğinin sağlanması

 Yönetim için gerekli bilgilerin zamanında ve doğru üretilmesi ilkeleri esas alınarak gerçekleştirilir.

Malzemeleri iki ana grupta incelemek olasıdır. Ham malzemeler, doğadan olduğu gibi toplanmış hâldeki malzemelerdir, İşlenmemiştir.

İşlenmiş malzemeler; ham malzemenin işlenmiş hâlidir.

***Dolaysız malzeme mamul yapısı içine girip mamulün temel öğesini oluşturan, doğrudan saptanması mümkün ve iktisadi bakımdan anlamlı olan malzemelerdir.***

Üretilen Ürün İçerisinde Yer Alıp Almamasına göre malzemeler ; direkt – endirekt

Direkt malzeme ; mamul yapısı içine girip mamulün temel öğesini oluşturan, doğrudan saptanması mümkün ve iktisadi bakımdan anlamlı olan malzemelerdir

Endirekt malzeme iki guruba ayrılır:

Yardımcı malzeme; Ürünün bünyesine girmekle beraber değer ve miktar olarak direkt malzemeye oranla önemsiz olan ve hesaplamalardaki güçlükler nedeniyle endirekt kabul edilen malzemelerdir.

Örneğin konfeksiyon üretiminde  iplik hammadde , düğme yardımcı malzemedir.

İşletme malzemesi; Ürünün bünyesine girmemekle beraber üretimin kesintisiz yürütülmesi için kullanılan malzemelerdir. Örneğin enerji girdileri, kayganlığı sağlamak için kullanılan su, yağ vb.

Kullanım Türüne Göre Malzemelerin Sınıflandırılması ; İşletmelerin tüm basamaklarında kullanılan malzemeler üç ana başlık altında toplanır. Bunlar “Demirbaş Mallar” “Süreli Tüketim Malları”, “Tüketim Malları” dır.

***Belirli bir süreye tabi olmaksızın uzun zaman muhafaza edilen ve kullanılan eşyalara demirbaş denir.***

Süreli tüketim malları ; Demirbaşlar gibi sürekli kullanılmayan, ancak bir kez kullanılmakla tükenmiş sayılan, havlu, çarşaf, nevresim, yatak ve yastık yüzü, pike vb. eşyadır. Kullanıldığında tamamen tüketilebilen, orijinal görüntüsünü değiştiren, vasfını kaybeden veya diğer bir malzemenin bünyesine dâhil edilerek bir bütün olarak kullanılan malzemedir.

Tüketilen malzeme ile demirbaş malzeme ayrımı sürekli ve süreksiz ihtiyaç malzemeleri olarak yapılabilir. Buna göre;

 Sürekli ihtiyaç malzemeleri; Sürekli olarak istenilen ve kullanıldıkça orijinal görüntüsü değişen veya biten malzemelerdir.

 Süreksiz ihtiyaç malzemeleri; Bir defa kullanıldığında ihtiyacı ortadan kaldıran veya ihtiyacı uzun zaman karşılayan malzemelerdir.

İşletmeler de hizmetlerin aksamadan yürütülmesi, öncelikle gerekli olan malzemelerin istenilen yer ve zamanda istenilen miktarda ve nitelikte hazır bulundurulmasına bağlıdır.

Örgüt, insanların bir ya da daha fazla gereksinmesini gidermek için, insan ve madde kaynakları düzeninin ve işleyişinin sürekli yenilendiği organik bir sistemdir. Amaçları, hedefleri, temel norm ve kuralları ve çalışanları olan, çevreyle etkileşen sosyal bir varlıktır. Temeldeki en önemli amaçları hayatiyetlerini sürekli kılmaktır.

Malzeme yönetim fonksiyonu; stok devir oranını arttırarak, yüksek kalitede düşük fiyattan malzeme sağlayarak, malzeme israfını önleyerek ve malzeme maliyetlerini düşürerek örgütün amaçlarına ulaşmasına katkı sağlar.

Malzeme giderlerinin toplam örgüt giderleri içerisindeki oranı endüstriden endüstriye farklılık göstermekte birlikte bugün bankacılık ve hastaneler gibi hizmet sektörlerinde %20’nin üzerindedir. Üretim işletmelerinde malzeme giderlerinin oranı ortalama %56 dolayındadır. Uçak sanayi gibi kompleks üretim işletmelerinde bu oran %34’tür. Yalnız, bu işletmeler yüksek düzeyde kapasite, mühendislik, kalite kontrol ve Ar-Ge çalışmalarına büyük harcamalar yapmaktadır. Gıda ürünleri üreten işletmelerde oran %63’lere çıkmaktadır. Bunun nedeni üretim sürecinde malzeme yoğunluğu ve yüksek derecede otomasyona bağlı olarak az iş gücünün bulunmasıdır.

***Malzeme yönetimi, 1930’lu yılların başında Amerika’da ilerlemiş ve bu ilerleme 2. Dünya Savaşı Döneminde de bir hayli genişlemiştir. ***

Amerikan Makine Mühendisleri Derneği ASME (American Society of Mechanical Engineers)’ye göre ise malzeme yönetimi, herhangi bir şekilde malzemelerin hareketini, ambalajlanmasını ve depolanmasını içeren bir sanat ve bilimdir.

Malzeme yönetiminin eylem alanı; üretim kontrolü, satın alma, stok kontrol, malzeme hareketleri, teslim alma, dağıtım ve depolama gibi fonksiyonları içerir.

American Management Association’ın yaptığı bir araştırmaya göre etkin bir satın alma ve malzeme yönetimi sonucu sağlanacak yıllık %2’likbir tasarrufun işletme kârlılığında %10’luk bir artış sağlarken, %10’lukmalzeme giderlerindeki düşüş %52’lik bir kârlılık artışı sağlanmaktadır. Kârın önemli bir bölümü satın alma sırasında gerçekleştirilmektedir. Uygun tedarik yapıldığı taktirde işletme kârı % 20-30 arasında artmaktadır.

***Malzeme yönetiminin temel amacı, düşük maliyetle en iyi hizmeti sunmaktır***

Malzeme yönetimi, işletmenin belirlediği hedeflere ulaşılmasına katkı sağlamaktadır. Bu katkı doğrudan malzeme yönetim fonksiyonundan kaynaklanıyorsa birincil amaçlar, malzeme yönetim departmanı diğer bir departmanın hedeflerinin başarılmasına yardım ediyorsa ikincil amaçlar denir.

birincil amaçlar şu şekildedir:

 Malzeme ve hizmetlerin işletme faaliyetlerine yardımcı olmasını sağlama

 Malzemeleri teslim etme ve teslim alma maliyetlerinin düşük olması

 Araç-gereç kaynaklarının etkili ve uygun olması

 İşletmenin diğer departmanlarıyla maksimum koordinasyonu kurma

 Satın alma ve malzeme yönetimi fonksiyonlarını profesyonelce ekonomiklik ve etkinlik prensibi ile yürütmek

 Yüksek stok devri ve stok yatırımlarının minimizasyonu

 İşletmenin tüm faaliyetlerini kesintisiz bir malzeme ve hizmet akışıyla desteklemek

 Yeterli kalite standartlarını korumak

 Düşük personel maliyetleri ve personelin geliştirilmesi

 Tecrübeli, kabiliyetli satıcılar bulma ve satıcılara iyi ilişkiler kurma ve geliştirme

 Düzenli kayıtlar

İkincil amaçlar, daha önceden belirtildiği üzere organizasyondaki diğer birim ve departmanların hedeflerine ulaşılmasına katkı sağlayan amaçlardır.

İkincil amaçlardan en çok bilinenler şunlardır:

 Malzeme yönetim fonksiyonlarını profesyonelce ve ekonomiklik, etkinlik prensibi ile yürütmek

 Tedarikçilerden alınan yeni malzemeler, yeni süreçler ve yeni metotlar hakkındaki bilgileri ilgili departmanlara aktarmak

 Ekonomik koşullar, fiyatlar ve maliyetlerle ilgili tahminleri yönetime bildirmek

 Daha iyi veya aynı işi görecek daha ucuz ürünleri kullanıcı birimlere tavsiye ederek

 Departman hizmetlerinin daha ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamak

 Malzeme veya ürünlerin işletme içinde üretilmesinin mi, yoksa satın alınmasının mı daha ekonomik olacağı konusunda yönetimin alacağı kararlara yardımcı olmak

 İş dünyası ve tedarikçiler ile yakın ilişkide olması nedeniyle yöneticilere daha ileride yeni teşebbüsler ve muhtemel alanların konusunda önerilerde bulunmak

  • Malzeme yönetimi departmanının diğer departmanlarla uyum içinde çalışmasını sağlamaktır.

***Malzeme yönetiminin en temel faydası, malzeme fonksiyonlarının yürütülmesi ve malzemelerle ilgili problemlerin çözümüdür. ***

Malzeme yönetiminin diğer pek çok faydasını da şu şekilde sıralayabiliriz;

 Sorumluluğun başkasına yüklenmesini engeller

 Bölümler arası daha iyi iş birliğinin sağlar

 Kullanılan malzeme ve aletler için daha düşük fiyat ödenir

 Daha hızlı stok devri sağlar

  • Malzemelerin sürekliliğini sağlar

 Malzeme temin zamanını azaltır

 Nakliye giderlerinin düşürür

 Daha az emek sarf edilir

 Personel sayısını azaltılır

 Daha yüksek moral sağlar

 Personeli geliştirir

 Malzeme eskimesini azaltılır

 Satıcılarla ilişkileri geliştirir

 Daha iyi kayıt ve bilgi sağlar

 Daha yüksek kalitede kontrolü sağlar

 Bilgi işlem sisteminde kolaylıklar sağlar

 Satın alma avantajları sağlar.

***Orta büyüklükte bir imalat işletmesinde talep tahminleri yapmak, satış veya varsa pazarlama biriminin başlıca görevleri arasındadır.***

Faaliyet Sorumlu Departman
1.Talep tahminlerinin yapılması Satış (veya pazarlama)
2.Üretim planlarında veri olarak kullanma Üretim planlama ve kontrol
3.Gerçek değerlerle satışlar arasındaki sapmaların tespiti Üretim planlama ve kontrol
4.Sapmaların nedenlerinin araştırılması Satış
5.Düzeltmelerin yapılması Satış
6.Düzeltmelerin üretim planlarına yansıtılması Üretim planlama ve kontrol

 

 

Pazarlama

 

 

Pazarlama stratejilerinin belirlenmesinde, fiyat politikalarında, tutundurma çabalarında

Muhasebe Tahminî maliyet muhasebesi hesaplarında
Finans Nakit akışı planları
İnsan Kaynakları İş gücü sayısının belirlenmesi, işe alma/işten çıkarma, eğitim planları
Üretim Üretim planları çizelgeleme, iş yükü
 

***Yargısal tahminler, zaman serileri, ilişkisel modeller başlıca talep tahmin yöntemlerindendir.

 

Yargısal tahmin ;

Yönetici görüşleri, müşteri anketleri, satış ekibinin görüşleri ve uzman görüşleri gibi yargısal yöntemlerden yararlanılarak talep tahminleri oluşturulacaktır. Yönetici görüşleri, üst düzey yöneticilerden oluşan küçük bir grubun bir araya gelerek talep tahminlerini belirlemesidir. Bu yaklaşım, genellikle uzun dönemli planların oluşturulması sırasında ya da yeni bir ürünün pazara sunumu aşamasında kullanılır. Hızlı bir karar ortamı oluşturma avantajının yanı sıra yöneticilerin kararı olması sebebiyle daha kolay sahiplenilecektir.

Zaman Serileri ;

En çok kullanılan zaman serilerini basit yöntemler ve ortalama teknikler olarak iki grupta inceleyebiliriz.

Basit Yöntemler: Talep tahminlerinde basit olmakla birlikte oldukça yaygın kullanılan bu yöntemde, geçmişteki tek veya çok sınırlı sayıdaki veri kullanılır. 100 iken 120 olmuşsa gelecek ay  hemen 140 olacak denmesidir.

Ortalama Teknikler: Geçmiş dönemlere ait veriler belirli bir miktarda tesadüfi değişim içerirler. Bu durum ise verilerdeki sistematik hareketleri gizler.

Ortalama tekniklerini; Hareketli Ortalama, Ağırlıklı Hareketli Ortalama ve Üstel Düzeltmeler Yöntemi olarak üç başlık altında inceleyebiliriz.

1-Hareketli Ortalama Yöntemi:

Yeni bilgiler geldikçe düzeltilen ortalamalara genellikle hareketli ortalamalar denir. Tepki hızı, hareketli ortalamaya alınan dönem sayısı ve her döneme verilen ağırlık ile kontrol edilir. En yalın hareketli ortalama, her döneme eşit ağırlık verilenidir. Örneğin Mayıs ayının satış öngörüsü, Şubat, Mart, Nisan aylık satışlarının ortalaması alınarak bulunur.

***Denenen n değerleri arasında, ortalama sapması en küçük olan n değeri seçilir.***

2-Ağırlıklı Hareketli Ortalama Yöntemi:

Hareketli ortalama yöntemine benzer bir yaklaşıma sahip olan Ağırlıklı Hareketli Ortalama Yöntemi’nde bazı verilere belirli bir ağırlık verilir. Ağırlıklar toplamı da 1’dir.

***TT7= (0,10×74)+(0,20×68)+(0,30×72)+(0,40×70) = 70, 6 adet olarak bulunur.***

3-Üstel Düzeltmeler Yöntemi:

Bu metodun asıl amacı tesadüfü etkilerin neden olduğu değişmeleri elemektir. Yalnız Üstel Düzeltmeler Yönteminde basit aritmetik ortalama yerine son gerçek ve tahminî değerlere uygun ağırlıklar verilerek bir çeşit tartılı ortalama alınır. Bunun için önce 0 ile 1 arasında değişen α =düzgünleştirme kat sayısı seçilir ve t+1 periyoduna ait tahmin için;

Ft+1 = α×At+(1-α)×Ft      formülü kullanılır.

*** İlişkisel tahmin modelleri içerisinde en yaygın yaklaşım, regresyon analizidir. Regresyon Analizi, iki ya da daha çok değişken arasındaki ilişkiyi belirtmek için kullanılan matematiksel bir tekniktir.***

 

 

 

ÜNİTE -7

Üretim planlamada temel hedef, mümkün olan en düşük kapasite kullanımı ile en yüksek seviyede talebin karşılanmasıdır. satın alma biriminin üretim işletmelerinde öncelikli görevi, üretimi desteklemektir.

***Üretim sisteminin ihtiyacı olan mal ve hizmetlerin en uygun fiyat ve kalite ile güvenilir kaynaklardan temin edilmesine “satın alma” denilir.***

satın alma; işletmenin üretim, finans, lojistik, yönetim bölümlerinden gelen bu birbirinden kopuk ve ilgisiz gibi görünen bilgileri akılcı bir sistemde süratle analiz ederek değerlendirmek zorundadır.

Satın alma fonksiyonu “üretim sisteminin ihtiyacı olan mal ve hizmetlerin en uygun fiyat ve kalite ile güvenilir kaynaklardan temin edilmesi” şeklinde tanımlanır

Bir işletmede imalat veya hizmet sonunda sağlanan tüm gelirlerden personel ve finansman masrafları ile kâr çıkartıldıktan sonra geriye kalan miktar satın alma departmanının maddi sorumluluğunu belirler.

Etkili bir satın alma ile kârlılığı arttırma yolları şu şekilde sıralanabilir:

 Satıcı firmalarla fiyat anlaşmaları yapmak

 Düşük fiyat veren firmaları araştırmak

 Aynı işi gören malzemeler kullanmak

 Mamulün kalite ve performansını etkileyen dizayn değişiklikleri yapmak

 Standart malzeme ve parçaları tercih etmek

 Fiyat değişmelerini ve satıcı firmalar arasındaki rekabet koşullarını yakından takip etmek

  • Ülkedeki enflasyon ve yabancı döviz kurlarındaki değişmeleri yakından izleyerek fiyat avantajı sağlamak

 İndirim sağlayacak sipariş miktarı ile ekonomik sipariş miktarı arasındaki maliyet farklarını kontrol etmek

 Elde stok bulundurma maliyetlerini minimum düzeyde tutacak yöntemler uygulamak

 Stok bulundurma yükünü özel anlaşmalar yaparak satıcı firmalara aktarmak

 Tedarik kaynaklarının sayısını azaltmak

 Diğer firmalarla anlaşmalar yaparak satın alma pazarlık gücünü arttırmak

 Satıcı firmalar arasındaki rekabetten yararlanma yollarını araştırmak

 En uygun taşıma yollarını araştırmak

Bu faaliyetlerden de anlaşılacağı gibi etkili bir satın alma görevlisi işletmelerin kârlılığını büyük ölçüde etkileyebilmektedir.

Malzemeleri doğru kalitede, doğru miktarda, doğru zamanda, doğru fiyatta, doğru kaynaktan sağlamak, satın almanın amaç ve sorumluklarını oluşturur.

Bu belirleme yapılırken stok maliyetleri, stok devir hızı, minimum sipariş miktarı, tedarik süresi, ürünlerin raf ömrü, ileriye dönük satın alma yapmanın maliyetleri, ürünlerin gelecek fiyatlarında olan dalgalanma gibi faktörler göz önüne alınmalıdır.

Satın almada önemli hususlardan biri de doğru fiyattır. Doğru fiyat da amaçlanan düşük fiyat olmamalıdır. Ürünlerin maliyetleri karşılaştırılırken, tedarikçilerin hizmeti göz önüne alınmalıdır.

Üretimin devamlılığını sağlamak, güvenilir alternatif kaynaklar bulmak, diğer departmanlarla koordineli çalışmak satın almanın diğer amaçlarındandır.

Satın alınacak ürünleri çok iyi tanımak, nakliyeyi organize etmek ve planlama yapmak, gerektiğinde dış kaynaklardan yararlanarak dıştan tedarik ve taşerondan hizmet almak, satın almanın sorumlulukları içindedir.

Bir üretim firması için satın almanın amaçları aşağıdaki gibi özetlenebilir:

 Planlı ürün ve servis akışı ile üretimin devamlılığını sağlamak

 En iyi fiyat, kalite ve hizmet kombinasyonunu elde etmek

 Stoka bağlı olarak oluşan kayıpları minimize etmek

 Tedarikçilerle sürdürülebilir ilişkiler elde etmek

 Güvenilir alternatif kaynaklar bulmak

 Ürün ve hizmetlerde standartlaşma ve basitleştirme sağlamak

 Firmanın sektördeki rekabetçi konumunu dikkate alarak çalışmak, rekabetçi pozisyonunu sürdürmek, maliyetleri ile ilgilenerek kârını muhafaza etmek

  • Diğer departmanlarla koordineli çalışmak, iyi ilişkiler kurmak,

 Satın alma faaliyetlerini etik, etkin ve verimli yürütmek,

 Personeli en iyi şekilde eğitmek, geliştirmek ve motive etmek; böylece yapacakları iyileştirmeler ile firmaya değer katmalarını sağlamak

Üretim ve satın alma departmanının koordineli çalışmaması sonucu oluşabilecek en kötü durum, üretimin durmasıdır.

Malzeme eksikliğinde yapılan en iyi plan bile devre dışı kalır, Bu yüzden olası gecikmelerde satın alma departmanı planlama departmanını acil olarak bilgilendirmesi gerekmekte ve koordineli çalışarak, alternatif durumlar hayata geçirilmelidir (ikame malzeme alımı, üretim planında değişiklik yapılması, gerekirse başka üretimin devreye alınıp malzeme gelene kadar verimsizliğin önlemesi, müşterinin zaman geçmeden bilgilendirilmesi vb.)

Satın alma departmanı, kalite departmanının belirlediği standartlara göre malzeme tedarik etmek zorundadır.

Kalite departmanı her malzeme girişinde malzemeyi kontrol etmek durumundadır ve malzemeler standartlara uymaması hâlinde malzemeleri kapatma ve üretimde kullandırmama hakkına sahiptir.

Satın alma ve lojistik departmanları işletmelerde tek bir departman altında faaliyet gösterebileceği gibi iki ayrı departman olarak da görev yapabilirler. Her iki durumda da yerine getirilen görevler iç içe geçmiş durumdadır. Satın alma departmanı malzeme planı yaparken tedarik süresini, minimum sipariş miktarını, malzemelerin raf ömrünü göz önüne almalıdır. Depo yönetimi satın alma altında olabileceği gibi lojistik altında da olabilmektedir. Buna göre stok hedeflerini tutturmak her iki departmanın da ortaklaşa hedefi olmaktadır.

Minimum maliyetle, malzeme ve parçaların doğru zamanda ve doğru yerde bulunmasını sağlamak lojistik fonksiyonu ve satın alma fonksiyonunu bir araya getiren en önemli amaçtır.

Satış departmanı müşterilerden aldığı öngörüleri, üretim planlarını ve programlarını satın alma departmanına zamanında bildirmelidir

Böylece iyi bir pazar araştırmasıyla malzeme maliyetleri düşürülebilir. Satış/pazarlama departmanının amacı sattığı ürünlerden mümkün olan en iyi kârları elde etmektir.

Satın alma departmanının aldığı her malzeme için firmadan para çıkışı olur. Satın alma departmanı yıllık, üç aylık ya da aylık bütçe planlarıyla finans departmanının para akışını ayarlamasına yardımcı olur.

 Araştırma ve geliştirme departmanı, ürün yaşam eğrisinin ilk aşamasında satın alma kararına katılırlar ve ürün bileşiminde yer alan maddelere ilişkin niteliklerini, minimum nihai ürün performans standartlarını ve üretim tekniklerini belirler. Böylece satın almanın uygun malzemeyi temin etmesine katkı sağlarlar.

Satın alma süreci; ihtiyacın saptanması, tedarikçinin seçimi, anlaşmanın yapılması, sipariş verme, teslimat ve değerlendirme aşamalarından oluşur.

Satın alma süreci aşağıdaki faaliyetleri kapsar:

 İhtiyacın doğru saptamak (satın alınacak ürün ya da hizmetin niteliklerinin doğru belirlenmesi)

 Uygun tedarikçileri seçmek,

 Tedarikçilerle müzakereler yapmak,

 Seçilen tedarikçiye sipariş vermek

 Siparişin izlenmesi ve kontrolü

 Satın alma sürecinin değerlendirilmesi (şikâyetlerin alınması, ürün ve tedarikçi dosyalarının güncellenmesi, tedarikçilerin değerlendirilmesi)

Satın alma sürecinde yer alan aşamaların performansı ve sonucu bir sonraki aşamayı etkiler. Bir aşamada var olan eksiklikler ya da hatalar diğer aşamalarda problemlere neden olabilmektedir.

Satın alma sürecindeki faaliyetlerin hepsinin yapılmasına gerek olup olmaması yapılan satın almanın çeşidine göre değişmektedir.

Satın alma operasyonlarının tam olarak anlaşılması ve yerine getirilebilmesi için her aşamanın çıktısının kesin olarak belirlenmesi gerekir. Satın alma sürecinin her aşamasında dokümantasyonu yapılmalıdır.

Üç çeşit satın alma durumu vardır:

1.İşin Yeni Olması (İlk Kez Satın Alma): Bu durum organizasyonun bilinmeyen bir tedarikçiden tamamen yeni bir ürünü satın almaya karar verdiği zaman ortaya çıkar. Yüksek derecede belirsizlik ve risk bulunduğundan ürün özelliklerinin çok iyi şekilde belirlenmesi gerekir. Karar verme süreci geniş ölçüde problem çözmeyi içerir. İlk kez satın alma kararı, satın alma karar türleri içerisinde en karmaşık olanıdır. İlk kez satın alma durumu, demirbaş eşyaların satın alınması veya organizasyonun niteliklerine göre üretilecek yeni ürünlerin alt parçaları satın alınacağı zaman oluşur.

2.Değiştirilmiş satın alma; organizasyonun, yeni bir malzemeyi bilinen bir tedarikçiden satın almak istemesi iken Tekrarlı Satın alma; bilinen bir malzemenin bilinen bir tedarikçiden satın alınmasıdır. Bu durum genellikle var olan tedarikçiyle anlaşmazlıklar çıktığında veya ürünler için daha iyi alternatiflerin elde edilebileceği koşullarda ortaya çıkar. Alıcının listesinde olmayan tedarik kaynakları için bu bir fırsattır.

İlk kez satın almaya göre daha az belirsizlik içerir, çünkü tedarikçi seçimi için gerekli kriterler veya ürün fonksiyonelliği ile ilgili gerekli kriterler az çok bilinmektedir.

Satın alma süreci son dört aşamaya odaklanır (anlaşma yapma, sipariş verme, teslimat ve değerlendirme), ve karar verme süreci sınırlı ölçüde problem çözmeyi gerektirir.

3.Tekrarlı Satın Alma (Rutin Satın alma): En sık gerçekleşen satın alma durumu olup bilinen bir malzeme/hizmetin yine bilinen bir tedarikçiden satın alınmasıdır. Belirsizlik düşüktür, çünkü anlaşma koşulları bellidir ve tedarikçilerle yapılan periyodik müzakerelerle tekrar düzenlenmektedir. Tekrarlı satın alma durumları tüketim malları, (büro malzemeleri, temizlik malzemeleri, yemek) gibi satın almaları içerir.

Satın alma sürecinin bu ilk aşamasına geçmeden önce satın alma departmanı, bildirilen ihtiyaçların mevcut stoktan karşılanıp karşılanamayacağını kontrol eder. Eğer farklı departmanlarda ya da farklı bölümlerde aynı malzeme ya da benzer özellikte malzeme kullanılıyor ise öncelikle bu malzemelerin transferi sağlanır.

Ayrıca işletme, üretim ile atıl işçilik saatlerinden faydalanabiliyorsa bu ürünü kendisi üretmek isteyecektir. Önceden; üretmek, satın almak için araştırma yapmaktan, uygun tedarikçi bulmaktan daha kolay ve çabuk oluyorsa genel eğilim satın almak yerine üretmek yönündeydi. Ancak bugün bu anlayış, şirketin, büyüklüğünü artırmak için fiziki olarak küçülmesi, yani bazı hizmet ve ürünleri dış kaynaktan yararlanma yoluna giderek sağlaması yönünde değişmiştir. Buradaki küçülme, şirketin küçülmesi değil, fiziki olarak küçülmedir.

Niteliklerin belirlenmesi aşamasına satın almacının kattığı değerler şu şekilde sıralanabilir:

  • Fonksiyonel, teknik, lojistik ve bakım özelliklerinin kesin bir şekilde belirlenmesini sağlamak

 Tedarikçinin ürünle ilgili bu tür bilgileri diğer tedarikçilerle paylaşmasını engellemek

  • Özellik değişikliklerinin onaylanması ile ilgili kesin prosedürleri kaydetmek,

 Açık bir kabul örneklemesi prosedürü sağlamak

 Malzemenin kalitesinin hem tedarikçi hem de satın almacı tarafından test edilmesinde kullanılan metotların kesin açıklamalarının var olmasını sağlamak

  • Sonraki aşamalarda fiyat tekliflerinin değerlendirilmesine yardımcı olması için maliyet dökümünü (Eğer mümkünse) elde etmek veya hesaplamak

Tedarikçi firma mevcut portföyde yer alan tedarikçilerden seçilebileceği gibi, dergiler, kataloglar, firmaların web sayfaları, internetteki sektör sayfaları kullanılarak da seçilebilir.

Tedarikçi seçiminde fiyat, en önemli kriterlerden biridir.

Teklif alınan malzemelerin aynı kalitede olmasına dikkat edilmelidir. Dış görünüşü aynı olmasına rağmen üretiminde kullanılan malzemelerin farklı olmasından dolayı kalite düşük olabilir. Bu nedenle tedarikçiye karar verilmeden önce mutlaka numune talep edilmeli ve denemesi yapılmalıdır.

Tedarikçinin finansal durumunun işletmeye uygunluğu önemli bir faktördür. Tedarikçinin mali durumunun sağlam, verdiği fiyatların alıcı ve kendisi yönünden makul ve tutarlı olması gerekir. Finansal durumu zayıf olan tedarikçiler beklenen performansı karşılayamazlar.

Genel olarak tedarikçilerde bulunması gereken özellikler şu şekilde sıralanabilir;

 Tedarikçi, işletmenin yönetim ilkelerini bilmeli ve sürekli aktif bağlantı içinde olmalıdır.

 Tedarikçinin diğer işletmelerce de saygınlığı olan, tutarlı bir yönetim sistemi olmalıdır.

 Tedarikçi, teknik standartları yüksek ve teknolojik gelişmelere yatkın olmalıdır.

 Tedarikçi, istenilen ekipmanları temin edebilmeli ve ürünleri alıcının kalite özelliklerine uygun olmalıdır.

 Tedarikçi, üretim miktarlarını kontrol edebilmeli ya da gerekli üretimi karşılayacak şekilde yatırım imkânı olmalıdır.

 Tedarikçinin toplu çıkarlara aykırı davranmayacağına güvenilmelidir. İşletme sırlarını kötüye kullanmayacağı kesin olmalıdır.

 Fiyatı uygun olmalı, sözleşme şartları ve taahhütlerine kesinlikle uymalıdır.

 Bağlantı ve haberleşme açısından tedarikçiye kolayca ulaşılabilmelidir.

Satın alma sözleşmelerinde mutlaka yer alan ve önemle üzerinde durulan belirli maddeler vardır. Bu maddelerden en önemlisi de fiyattır.

Demirbaş eşya satın alındığında firmalar, bir kaç dönemde ödeme yapmak istemektedirler. Böyle bir durumda ödeme dönemlerinin son fiyata ne kadar etki ettiğinin de dikkate alınması gerekmektedir.

Garanti ve tazminat konusu sözleşmelerin diğer maddelerini oluşturur. Gerek satın alınan malın kalitesinin gerekse performansının tedarikçi tarafından garanti edilmesi gerekmektedir. Ürün şikayeti hâlinde nasıl yol izleneceği de satın alma sözleşmesinde yer alabilir.

Sipariş formu, genel olarak sipariş miktarı, sipariş numarası, teslim zamanı, ürünün kısa tanımı, teslim adresi, birim fiyat, tedarikçi bilgilerinden oluşur.

Rutin siparişlerde sipariş geçilmeden önce planlanmalıdır. Bu plan yapılırken malzemenin ortalama aylık kullanımı (Son 4 ayı içeren veriler daha sağlıklıdır.), minimum stok miktarı, üretim süresi, yurt içinden ya da yurtdışından alım yapılmasına göre geliş sürelerinin belirlenmesi gibi durumlar göz önüne alınmalı ve sipariş tedarikçiye zamanında iletilmelidir.

Sipariş formu firmalara, faks, e-posta ya da satın alma programları aracılığıyla otomatik olarak iletilebilir ve sipariş teyidi mutlaka tedarikçilerden alınmalıdır.

Sipariş takibinin son aşaması, fatura kontrolüdür. Sipariş edilen malzeme depoya teslim edildikten sonra, fatura depo elemanı tarafından imzalanmış olarak satın alma departmanına iletilir. Satın alma elemanı gelen faturayı ve irsaliyeyi sipariş mektubu ile karşılaştırarak inceler. Aynı zamanda irsaliye ve faturadaki malzeme tanımı, kodu, miktarı, birimi, irsaliye tarihi, irsaliye numarası da karşılaştırılır. Fatura ve sipariş mektubundaki birim fiyatlar ve toplam tutar da karşılaştırıldıktan sonra fatura, muhasebe departmanına teslim edilir.

Satın alma fonksiyonunun en önemli niteliklerinden biri tedarikçilerle iyi, profesyonel ilişkilerin kurulmasıdır.

Satın alma sürecinde amaç satın alma işini en kısa, en kolay yoldan, doğru ve yeterli sonuçlara uygun olarak gerçekleştirmektir.

 

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.

Benzer yazılar